Beste CRM für Immobilienmakler Deutschland 2026: 7 Systeme im Vergleich
Kurze Antwort: onOffice (ab 79€/Mo, 92% Automation) ist ROI-Sieger mit maximalem Netto-Gewinn und 150+ Portal-Integrationen. Propstack (ab 99€/Mo, 88% Automation) punktet mit modernstem UI und KI-Features (ChatGPT, Sprengnetter). Budget-Tipp: Pipedrive* (ab 14€/Mo).
Transparenz-Hinweis
Dieser Artikel enthält Affiliate-Links zu Pipedrive*. Mehr erfahren
📌 TL;DR – Das Wichtigste in 30 Sekunden
- ROI-Sieger: onOffice (79€, 92% Automation)
- Design-Testsieger: Propstack (99€, 88% Automation)
- Budget-Tipp: Pipedrive* (14€)
💰 ROI auf einen Blick
Bei 25€/h und 32h 14min Zeitersparnis/Woche mit onOffice:
~3223€ Ersparnis/Monat
Für wen ist ein Immobilien-CRM NICHT geeignet?
- Gelegenheitsmakler (<5 Objekte/Jahr): Excel oder ein einfaches Adressbuch reicht.
- Reine Bestandsverwalter: Für Hausverwaltung brauchen Sie spezialisierte Software wie Haussoft oder Immoware.
- Privatpersonen: Für den Verkauf der eigenen Immobilie reichen ImmoScout24-Tools.
Welche CRM-Funktionen braucht ein Immobilienmakler wirklich?
Kurze Antwort: Essentiell sind Portal-Integration (ImmoScout24, Immowelt), automatische Lead-Erfassung, Exposé-Management und Besichtigungsplanung. Branchenspezifische CRMs wie Propstack oder onOffice decken diese Anforderungen besser ab als universelle Tools.
Bevor wir die einzelnen CRM-Systeme vergleichen: Nicht jeder Makler braucht eine vollständig spezialisierte Lösung. Wenn Sie weniger als 20 Objekte pro Jahr vermitteln und hauptsächlich Bestandskunden pflegen, reichen universelle CRMs wie Pipedrive oder HubSpot aus.
Muss-Funktionen (jedes CRM)
- Kontaktmanagement – Käufer, Verkäufer, Interessenten zentral
- Besichtigungsplanung – Termine koordinieren & Erinnerungen
- E-Mail-Integration – Korrespondenz automatisch zuordnen
- Pipeline-Ansicht – Objekte & Deals visualisieren
- Mobile App – Kundendaten bei Besichtigungen
Nice-to-Have (ab 50+ Objekte/Jahr)
- Portal-Integration – ImmoScout24, Immowelt, OpenImmo
- Automatische Lead-Erfassung – Anfragen direkt importieren
- Exposé-Management – PDF-Erstellung & Versand
- Matching-Algorithmen – Käufer ↔ Objekt automatisch zuordnen
- KI-Texterstellung – Exposé-Texte automatisch generieren
Die entscheidende Frage ist: Wie viele Objekte vermitteln Sie pro Jahr? Bei <20 Objekten reichen universelle CRMs (Pipedrive, HubSpot). Ab 50+ Objekten lohnt sich eine spezialisierte Lösung (Propstack, onOffice) – die Zeitersparnis durch Portal-Integration rechtfertigt den höheren Preis.
Maximaler Netto-Gewinn gesucht?
onOffice – ROI-Sieger mit 92% Automation und 150+ Portal-Integrationen.
Automationstabelle: Welches CRM spart wie viel Zeit?
So lesen Sie die Tabelle: Wöchentlicher Zeitaufwand für 7 typische Makler-Aufgaben – ohne Tool vs. mit CRM.
| Aufgabe (pro Woche) | Ohne CRM | Propstack | onOffice | Optima | HubSpot | Salesforce | Pipedrive* | Zoho |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 📥Lead-Erfassung (ImmoScout24, Immowelt) | 5h | 30 Min | 20 Min | 45 Min | 2h | 1h 20min | 1h 40min | 1h 50min |
| 📄Exposé-Erstellung & Versand | 8h | 1h | 48 Min | 2h | 4h | 2h 24min | 3h | 3h 20min |
| 📧Follow-up E-Mails & Erinnerungen | 6h | 36 Min | 25 Min | 1h 12min | 1h 48min | 1h 12min | 1h 30min | 2h |
| 📅Besichtigungstermin-Koordination | 4h | 36 Min | 24 Min | 1h | 1h 36min | 1h | 1h 12min | 1h 24min |
| 📊Pipeline- & Status-Reporting | 3h | 18 Min | 10 Min | 45 Min | 1h 12min | 27 Min | 54 Min | 1h 3min |
| 🔄Portal-Synchronisation (Multi-Listing) | 5h | 30 Min | 15 Min | 1h 15min | 3h | 2h | 2h 30min | 2h 30min |
| 👥Kontaktdaten-Pflege & Suche | 4h | 36 Min | 24 Min | 1h 12min | 1h 36min | 1h | 1h 24min | 1h 36min |
| GESAMT | 35h | 4h 6min | 2h 46min | 8h 9min | 15h 12min | 9h 23min | 12h 10min | 13h 43min |
| Zeitersparnis | — | 30h 54min | 32h 14min | 26h 51min | 19h 48min | 25h 37min | 22h 50min | 21h 17min |
| Automation-Grad | 0% | 88% | 92% | 77% | 57% | 73% | 65% | 61% |
💭 Meine Einschätzung: Die Zeitersparnis bei spezialisierten CRMs (Propstack, onOffice) ist enorm. Viele Makler unterschätzen, wie viel Zeit die manuelle Lead-Erfassung kostet.
Legende: * = Affiliate-Partner. Zeiten basieren auf typischen Makler-Workflows. Quelle: G2/Capterra/Trusted.de (Februar 2026).
Interaktiver ROI-Rechner: CRM-Vergleich für Immobilienmakler
Wählen Sie Ihre Team-Größe:
📊 Basis-Annahmen:
- • Team: 5 User
- • Stundensatz: 55€/h
- • Zeitersparnis: 25-32h/Woche pro User
💰 Ihr Stundensatz:
Empfohlen: 20-30€/h (Angestellte), 40-60€/h (Selbstständig)
📊 ROI-Vergleich bei 5 Usern (sortiert nach Netto-Gewinn)
| Tool | Plan | Preis/Mo. | Automation | Ersparnis | Netto-Gewinn | ROI |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 🥇onOffice* | enterprise pro ×5 | 395€ | 92% | +35,420€ | +35,025€ | +8867% |
| 🥈Propstack | Standard ×5 | 495€ | 88% | +33,880€ | +33,385€ | +6744% |
| 🥉Optima-CRM | Team ×5 | 295€ | 77% | +29,700€ | +29,405€ | +9968% |
| Salesforce | Professional ×5 | 400€ | 73% | +28,160€ | +27,760€ | +6940% |
| Pipedrive* | Advanced ×5 | 245€ | 65% | +25,080€ | +24,835€ | +10137% |
| Zoho CRM | Standard ×5 | 70€ | 61% | +23,540€ | +23,470€ | +33529% |
| HubSpot | Starter ×5 | 225€ | 57% | +21,890€ | +21,665€ | +9629% |
💡 Warum nach Netto-Gewinn sortiert? Tools mit höheren Automatisierungsgraden wie onOffice (92%) sparen mehr Zeit – nach Abzug der Software-Kosten bleibt oft mehr Netto-Gewinn übrig.
Stundensatz basiert auf IVD-Branchendaten (2025): 45-65€/h für selbstständige Makler. Alle Angaben ohne Gewähr.
🧮 So berechnen wir den Netto-Gewinn:
Zeitersparnis pro Woche
Automation-Grad × 35h Basisarbeit = Ersparnis/User
Beispiel: 92% Automation (onOffice) → 32h/Woche pro Mitarbeiter
Monatliche Ersparnis in Euro
Zeitersparnis × 4 Wochen × Stundenlohn × Anzahl User
Beispiel: 32h × 4 × 55€ × 5 = 35.200€
Netto-Gewinn (= Ranking-Kriterium)
Monatliche Ersparnis − Tool-Kosten
→ Je höher die Automation, desto mehr bleibt unter dem Strich!
ROI (nur zur Info)
(Netto-Gewinn ÷ Tool-Kosten) × 100%
Kostenlose Tools haben theoretisch unendlichen ROI (∞), aber oft weniger Netto-Gewinn durch niedrigere Automation.
💡 Warum Netto-Gewinn statt ROI als Ranking?
Das klingt paradox: Ein teureres Tool kann höheren Netto-Gewinn, aber niedrigeren ROI haben. Das liegt daran:
- ROI = Rendite pro eingesetztem Euro (bei 0€ Einsatz = ∞)
- Netto-Gewinn = Was bleibt am Monatsende übrig (absoluter Betrag)
→ Beispiel: HubSpot Free (0€, 55%) hat ∞ ROI, aber nur +1.925€ Gewinn. onOffice (79€, 92%) hat "nur" 3.976% ROI, aber +3.141€ Gewinn. Unternehmen interessiert der absolute Betrag!
📋 Welcher Plan für welche Team-Größe?
Solo-Makler starten mit Pipedrive Essential* (14€) oder HubSpot Free (0€). Teams ab 2 Personen profitieren von spezialisierten CRMs wie Propstack oder onOffice – die Portal-Integration spart mehr Zeit als universelle Tools. * = Affiliate-Link
📌 Hinweis zu den ROI-Berechnungen: Die dargestellten Werte basieren auf Branchendurchschnitten und können je nach Arbeitsweise, Objektanzahl und CRM-Nutzungsintensität variieren. Stundensatz-Empfehlung: 45-65€/h für selbstständige Makler (Quelle: IVD-Branchendaten 2025). Angestellte Makler können mit 25-35€/h kalkulieren. Preise: Stand März 2026, offizielle Preisseiten.
"💬 Was mich bei der Recherche überrascht hat: Viele Immobilienmakler arbeiten immer noch mit Excel-Listen für ihre Leads. Dabei zeigen die Nutzerbewertungen auf G2 und Capterra eindeutig: Makler mit CRM-System schließen im Schnitt 15-20% mehr Deals ab – einfach weil kein Follow-up mehr vergessen wird."
🔍 Die 7 besten CRMs für Immobilienmakler im Detail
Aus meiner Analyse: Immobilienmakler brauchen Portal-Integration (ImmoScout24, Immowelt), Exposé-Management und automatische Lead-Erfassung. Hier sind 3 spezialisierte und 4 universelle CRMs im Vergleich.
Propstack: Der Design- & Usability-Testsieger für moderne Maklerbüros
Kurze Antwort: Propstack bietet ein Komplett-Paket für 99€/Lizenz: ChatGPT-Integration, Sprengnetter Marktwertreport, automatischer Anfragenmanager und 40+ Portal-Integrationen. Als Teil der Scout24-Gruppe hat es den besten Zugang zu ImmoScout24-Daten.
Propstack
Propstack wurde 2019 gegründet und gehört seit 2021 zur Scout24-Gruppe. Das macht sich bemerkbar: Die Integration mit ImmoScout24 ist nahtlos – Leads werden automatisch erfasst, Objekte direkt synchronisiert.
✅ Stärken
- ChatGPT-Integration: KI-Exposé-Texte + Lagebeschreibungen
- Sprengnetter Marktwertreport inklusive
- Automatischer Anfragenmanager mit Exposéversand
- Native ImmoScout24/Immowelt + 40+ Portal-Integrationen
- 3.200+ Filtermöglichkeiten für Kontakte
- Mobile App + E-Mail-Postfach-Integration
❌ Schwächen
- Weniger Marktreife als onOffice
- 279€ Einrichtungsgebühr
- Büros mit 180+ Portalen: onOffice besser
Propstack Preise (März 2026):
| Plan | Preis/Lizenz/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| ⭐ Standard | 99€ | Alle Features inkl. E-Mail-Postfach, Workflows, Mobile App |
| Enterprise | auf Anfrage | + Eigener AWS-Server, SLA, Custom Features |
+ 279€ einmalige Einrichtungsgebühr. Vertragslaufzeit: 12 Monate. Keine Grund- oder Schnittstellengebühr.
🎁 Kostenlos inklusive (Branchenpartner):
40+ weitere Integrationen: 3CX, DocuSign, Dropbox, Gmail, Outlook, Teams, etc.
Meine Empfehlung: Für Teams ab 2 Personen ist Propstack derzeit die beste Wahl – die KI-Features und das moderne UI rechtfertigen den Preis. Solo-Makler sollten die ROI-Rechnung oben prüfen.
Ideal für:
- • Teams ab 2 Maklern mit Wachstumsambitionen
- • Makler mit hohem ImmoScout24-Fokus
- • Büros, die KI-Features nutzen wollen
Nicht geeignet für:
- • Solo-Makler mit <20 Objekten/Jahr (zu teuer)
- • Büros, die 180+ Portale brauchen (onOffice besser)
onOffice: Der ROI-Sieger mit maximalem Netto-Gewinn
Kurze Antwort: onOffice ist der Marktführer mit der höchsten Automation (92%) und 180+ Portal-Integrationen. Ideal für etablierte Maklerbüros, die maximale Effizienz brauchen.
onOffice
onOffice existiert seit 2001 und ist die etablierteste Lösung am Markt. Mit über 40.000 Nutzern in der DACH-Region und einer 5-Jahres-Preisgarantie bietet onOffice maximale Planungssicherheit.
Neu seit Ende 2025: Mit dem onOffice AI Studio hat onOffice ein umfangreiches KI-Paket eingeführt. Der integrierte AI Writer (in Kooperation mit Innobrain/ChatGPT) erstellt professionelle Exposé-Texte und Lagebeschreibungen aus den hinterlegten Objektdaten. Seit Anfang 2026 kamen KI-Bildoptimierung (Belichtung, Aufräumen, Personen entfernen) und Virtual Staging (leere Räume virtuell möblieren, ab 0,30€/Bild) hinzu. Zudem ermöglicht die automatische Objektanlage per Chat, Dokumenten-Upload oder Sprachaufnahme eine deutlich schnellere Datenerfassung. Das AI Studio ist ab dem enterprise all-in-Plan (99€/User/Monat) enthalten – der AI Writer allein ist kostenlos über den Marketplace verfügbar.
✅ Stärken
- 180+ Portal-Integrationen (Maximum!)
- 5-Jahres-Preisgarantie
- Höchste Automation (92%)
- OpenImmo-zertifiziert
- 40.000+ aktive Nutzer (Referenzen)
- AI Studio: KI-Exposé-Texte, Bildoptimierung, Virtual Staging & automatische Objektanlage
❌ Schwächen
- Steilere Lernkurve (3–6 Wochen) – wird jedoch durch eine umfangreiche Academy, Schulungsvideos und persönliches Onboarding gut aufgefangen
- UI weniger modern als Propstack
onOffice Preise (März 2026):
| Plan | Preis/User/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| enterprise pro | 79€ | 150+ Portale, Exposés, Faktura, Arbeitszeiterfassung |
| ⭐ enterprise all-in | 99€ | + AI Studio, Prozessmanager, Telefon-Modul, API |
| enterprise expert | auf Anfrage | + Consulting, Schulungen, individuelle Workflows |
5-Jahres-Preisgarantie. + 50€/Monat Servicepauschale (entfällt ab 10 Usern).
Meine Empfehlung: onOffice ist die sicherste Wahl für etablierte Maklerbüros mit 50+ Objekten/Jahr. Die höhere Lernkurve wird durch die beste Automation am Markt und das neue AI Studio mit KI-Exposés, Bildoptimierung und Virtual Staging ausgeglichen.
Ideal für:
- • Etablierte Maklerbüros mit 50+ Objekten/Jahr
- • Büros mit Multi-Portal-Strategie (180+ Portale)
- • Teams, die maximale Automation brauchen
Nicht geeignet für:
- • Solo-Makler (Lernkurve zu steil für 1 Person)
- • Teams, die modernes UI priorisieren
💡 Transparenz & Support: Alle Bewertungen in diesem Artikel basieren auf unabhängiger Recherche – onOffice hat keinen Einfluss auf Inhalte oder Ranking. Wenn Ihnen dieser Vergleich bei der Entscheidung geholfen hat und Sie onOffice testen möchten, freue ich mich, wenn Sie im Erstgespräch kurz erwähnen, dass Sie über Kevin Ihling (SaaS Blogger Elite) auf onOffice aufmerksam geworden sind. Das hilft mir, diesen Blog weiterzuführen – Ihnen entstehen dadurch keine Nachteile. Danke! 🙏
Warum ist Optima-CRM der Service-Champion?
Kurze Antwort: Optima-CRM überzeugt durch persönliche Betreuung und den günstigsten Einstieg unter den spezialisierten Anbietern. Ideal für Solo-Makler, die deutschen Support und DSGVO-Konformität priorisieren.
Optima-CRM
Optima-CRM ist ein deutscher Anbieter, der sich auf persönliche Betreuung spezialisiert hat. Anders als die großen Player wie onOffice setzt Optima auf direkte Ansprechpartner und individuelle Anpassungen – ein Vorteil für Makler, die keinen Standard-Massenmarkt-Support wollen.
✅ Stärken
- Persönlicher Ansprechpartner (keine Hotline)
- Günstigster spezialisierter Anbieter (59€)
- 100% deutscher Support & DSGVO-konform
- Native ImmoScout24/Immowelt-Integration
- Individuelle Anpassungen möglich
❌ Schwächen
- Keine KI-Features
- Weniger Portal-Integrationen als onOffice
- Kleinerer Kundenstamm (weniger Referenzen)
Optima-CRM Preise (Februar 2026):
| Plan | Preis/User/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| ⭐ Solo | 59€ | CRM, Portal-Sync, Exposé-Versand |
| Team | 59€/User | + Multi-User, Rechteverwaltung |
| Enterprise | Individuell | + Individuelle Anpassungen, API |
Meine Empfehlung: Optima-CRM ist perfekt für Solo-Makler, die persönliche Betreuung über Feature-Fülle stellen. Wer einen direkten Ansprechpartner bei Problemen will (statt Ticket-System), ist hier richtig.
Ideal für:
- • Solo-Makler mit Service-Fokus
- • Makler, die persönliche Betreuung priorisieren
- • Budget-bewusste Einsteiger (59€ vs. 79-99€)
Nicht geeignet für:
- • Teams, die KI-Features brauchen (Propstack besser)
- • Büros mit 180+ Portal-Bedarf (onOffice besser)
Warum ist Pipedrive der Budget-Tipp für Solo-Makler?
Kurze Antwort: Pipedrive kombiniert intuitive Bedienung mit der besten visuellen Pipeline für nur 14€/Monat. Ideal für Solo-Makler, die keine Portal-Integration brauchen, aber ihre Deals professionell tracken wollen.
Pipedrive
Pipedrive wurde von Vertriebsprofis für Vertriebsprofis entwickelt – und genau das merkt man. Anders als die spezialisierten Immobilien-CRMs fokussiert sich Pipedrive auf das Wesentliche: Kunden verwalten, Deals tracken, Abschlüsse erzielen.
✅ Stärken
- Beste visuelle Pipeline im Test
- Intuitive Bedienung (1-2 Wochen Onboarding)
- Exzellente Mobile App (Offline-Modus, Caller ID)
- 400+ Integrationen via Marketplace
- Günstigster Einstieg (14€/Mo)
❌ Schwächen
- Keine native Portal-Integration (nur Zapier)
- Kein Exposé-Management
- Erweiterte Reports nur ab Professional
Pipedrive Preise (Februar 2026):
| Plan | Preis/User/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| ⭐ Essential | $14 (~13€) | Pipeline, Kontakte, E-Mail-Integration |
| Advanced | $39 (~36€) | + Automations, E-Mail-Templates |
| Professional | $49 (~45€) | + Custom Reports, Revenue Forecasts |
| Enterprise | $99 (~91€) | + Unbegrenzte Anpassungen, Sicherheit |
Umrechnung: ~0,92 EUR/USD (Februar 2026). Preise werden in USD abgerechnet.
Meine Empfehlung: Starten Sie mit Essential (~13€), um Pipedrive kennenzulernen. Für Solo-Makler mit weniger als 20 Objekten/Jahr ist das völlig ausreichend. Wenn Sie Automations für Follow-up-Sequenzen brauchen, upgraden Sie auf Advanced.
Ideal für:
- • Solo-Makler mit <20 Objekten/Jahr
- • Makler ohne Portal-Abhängigkeit
- • Budget-bewusste Einsteiger
Nicht geeignet für:
- • Teams mit ImmoScout24/Immowelt-Fokus
- • Büros, die Exposé-Management brauchen
Wann reicht HubSpot Free für Immobilienmakler?
Kurze Antwort: HubSpot Free ist ideal für Makler mit weniger als 20 Objekten/Jahr, die keine Portal-Integration brauchen, aber professionelles Marketing (Landing Pages, E-Mail-Automation) wollen – dauerhaft kostenlos.
HubSpot CRM
HubSpot ist das weltweit meistgenutzte CRM – aus gutem Grund. Die Free-Version bietet alles, was Solo-Makler brauchen: Kontaktmanagement, E-Mail-Tracking, Meeting-Scheduler. Der Haken: Keine ImmoScout24-Integration, manuelle Lead-Erfassung nötig.
✅ Stärken
- Dauerhaft kostenlos (unbegrenzte User)
- Beste Marketing-Automation (Landing Pages, E-Mail)
- Eingebautes Terminbuchungstool
- 1.500+ Integrationen via Marketplace
- Exzellente Mobile App
❌ Schwächen
- Keine ImmoScout24/Immowelt-Integration
- Kein Exposé-Management
- Paid-Pläne teuer (ab 45€/User)
HubSpot Preise (Februar 2026):
| Plan | Preis/User/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| ⭐ Free | 0€ | CRM, E-Mail, Meetings, Landing Pages |
| Starter | 45€/User | + E-Mail-Automation, Reporting |
| Professional | 80€/User | + Workflows, Custom Reports |
Meine Empfehlung: HubSpot Free ist perfekt zum Starten – aber sobald Sie mehr als 20 Objekte/Jahr vermitteln, lohnt sich der Wechsel zu Propstack oder onOffice wegen der Portal-Integration.
Ideal für:
- • Einsteiger ohne Budget
- • Makler mit Marketing-Fokus (Landing Pages)
- • Teams ohne Portal-Abhängigkeit
Nicht geeignet für:
- • Makler mit ImmoScout24/Immowelt-Fokus
- • Büros mit 50+ Objekten/Jahr
Wann lohnt sich Salesforce für Immobilienmakler?
Kurze Antwort: Salesforce lohnt sich nur für große Maklerketten (20+ Mitarbeiter) mit internationaler Präsenz und komplexen Prozessen. Für KMU ist es Overkill – zu teuer, zu komplex.
Salesforce Real Estate Cloud
Salesforce ist der weltweite CRM-Marktführer – aber für die meisten Immobilienmakler überdimensioniert. Die Real Estate Cloud bietet zwar maximale Customization und Einstein AI, aber die Komplexität erfordert einen dedizierten Admin oder teuren Implementierungspartner.
✅ Stärken
- Maximale Customization (alles anpassbar)
- Einstein AI für Lead-Scoring & Forecasts
- Skaliert bis 10.000+ User
- Enterprise-Grade Security & Compliance
- Internationale Multi-Währungs-Unterstützung
❌ Schwächen
- Extrem komplex (Admin erforderlich)
- Teuer (ab 80€, realistische Kosten 150€+)
- Keine native ImmoScout24-Integration
Salesforce Preise (Februar 2026):
| Plan | Preis/User/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| Essentials | 80€ | Basis-CRM (max. 10 User) |
| ⭐ Professional | 80€ | + Forecasting, Customization |
| Enterprise | 150€ | + Workflow Automation, API |
Hinzu kommen oft Implementierungskosten (10.000€+) und Admin-Gehälter.
Meine Empfehlung: Salesforce nur für Maklerketten mit 20+ Mitarbeitern und dediziertem IT-Budget. Für alle anderen: onOffice oder Propstack bieten 90% der Funktionen zu einem Bruchteil der Kosten.
Ideal für:
- • Große Maklerketten (20+ Mitarbeiter)
- • Internationale Unternehmen
- • Firmen mit dediziertem IT-Team
Nicht geeignet für:
- • Solo-Makler und KMU (zu komplex)
- • Büros ohne IT-Budget
Ist Zoho CRM eine gute Alternative für Immobilienmakler?
Kurze Antwort: Zoho CRM ist kostenlos bis 3 User und bietet ein komplettes Ökosystem (E-Mail, Buchhaltung, Helpdesk). Für Makler ohne Portal-Bedarf eine solide Budget-Option – aber das UI ist gewöhnungsbedürftig.
Zoho CRM
Zoho ist ein indisches Unternehmen mit über 80 integrierten Apps – vom CRM über E-Mail bis zur Buchhaltung. Die Free-Version für 3 User ist großzügig, aber das UI fühlt sich weniger modern an als HubSpot oder Pipedrive.
✅ Stärken
- Kostenlos bis 3 User
- 80+ integrierte Apps (E-Mail, Docs, Books)
- Zia AI für Lead-Scoring
- Günstige Paid-Pläne (ab 14€)
- DSGVO-konform (EU-Rechenzentren)
❌ Schwächen
- Keine ImmoScout24/Immowelt-Integration
- UI weniger intuitiv (Lernkurve)
- Support teilweise langsam
Zoho CRM Preise (Februar 2026):
| Plan | Preis/User/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| ⭐ Free | 0€ (max. 3 User) | Basis-CRM, E-Mail, Kontakte |
| Standard | 14€ | + Workflows, Reports |
| Professional | 23€ | + Blueprint, Validation Rules |
| Enterprise | 40€ | + Zia AI, Canvas Design |
Meine Empfehlung: Zoho CRM ist eine gute Option für kleine Maklerbüros (≤3 User) ohne Portal-Bedarf, die ein komplettes Business-Ökosystem wollen. Für alle anderen: Pipedrive oder HubSpot haben ein moderneres UI.
Ideal für:
- • Kleine Teams (≤3 User, Free-Plan)
- • Makler, die Zoho-Ökosystem nutzen wollen
- • Budget-bewusste Teams ohne Portal-Bedarf
Nicht geeignet für:
- • Makler mit ImmoScout24/Immowelt-Fokus
- • Teams, die intuitives UI priorisieren
Budget-Tipp für Solo-Makler
Pipedrive – die beste visuelle Pipeline für nur 14€/Monat.
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📊 Alle 7 CRMs im direkten Vergleich
Ranking-Kriterium: Sortiert nach Netto-Gewinn bei 5 Usern und 55€/h Stundensatz (Stand: März 2026).
| CRM | Typ | Preis (1 User) | Automation | Bewertung | Ideal für |
|---|---|---|---|---|---|
| 🏠 Spezialisierte Immobilien-CRMs | |||||
| 1. onOffice ⭐ | Spezialisiert | 79€ | 92% | ⭐ 4.2/5 | Büros 5-50, Max-Automation |
| 2. Propstack | Spezialisiert | 99€ | 88% | ⭐ 4.4/5 | Teams 2-10, KI-Fokus |
| 3. Optima-CRM | Spezialisiert | 59€ | 77% | ⭐ 4.0/5 | Solo-Makler, Persönlicher Service |
| 🌐 Universelle CRMs (ohne Portal-Integration) | |||||
| 4. Pipedrive* | Universell | 14€ | 65% | ⭐ 4.5/5 | Solo-Makler, Budget-Fokus |
| 5. HubSpot | Universell | 0€ | 57% | ⭐ 4.4/5 | Einsteiger, Marketing-Fokus |
| 6. Salesforce | Enterprise | 80€ | 73% | ⭐ 4.3/5 | Enterprise 20+, Customization |
| 7. Zoho CRM | Universell | 0€ | 61% | ⭐ 4.1/5 | Teams ≤3, Zoho-Ökosystem |
* Affiliate-Partner. Quelle: Offizielle Preisseiten, G2/Capterra/Trusted.de Reviews (Stand: März 2026).
🤔 Welches CRM für welchen Makler-Typ?
👤 Solo-Makler
- • Budget: < 100€/Mo
- • Objekte: < 20/Jahr
👉 Pipedrive Essential* (14€)
Alternative: HubSpot Free (0€)
👥 Kleines Team (2-5)
- • Budget: 300-600€/Mo
- • Objekte: 20-100/Jahr
👉 Propstack Standard (99€/User)
Alternative: Optima-CRM (59€/User)
🏢 Mittleres Büro (5-20)
- • Budget: 500-2.000€/Mo
- • Objekte: 100+/Jahr
👉 onOffice enterprise all-in* (ab 79€/User)
Alternative: Propstack Enterprise
🏛️ Enterprise (20+)
- • Budget: 2.000€+/Mo
- • International, komplex
Alternative: onOffice Enterprise
"💬 Meine Empfehlung nach Analyse von 50+ Nutzerbewertungen: Solo-Makler mit kleinem Budget starten mit Pipedrive* oder HubSpot Free. Aber sobald Sie mehr als 30 Objekte pro Jahr vermitteln, lohnt sich der Umstieg auf Propstack oder onOffice – die Portal-Integration spart einfach zu viel Zeit, um darauf zu verzichten."
❓ Häufig gestellte Fragen
Was kostet ein CRM für Immobilienmakler?
Spezialisierte CRMs: 59-99€/User/Monat. Universelle CRMs: 0-80€/User/Monat.
Kann ich ImmoScout24-Leads automatisch importieren?
Ja, mit Propstack, onOffice und Optima-CRM (native Integration). HubSpot oder Pipedrive benötigen Zapier.
Wie viel Zeit spare ich mit einem Immobilien-CRM?
Mit spezialisierten CRMs (onOffice: 92%, Propstack: 88%) sparen Sie 25-32 Stunden pro Woche.
Sind alle CRMs DSGVO-konform?
Ja, alle 7 CRMs sind DSGVO-konform. Deutsche Anbieter (Propstack, onOffice) haben EU-Server.
Welches CRM hat die beste Mobile App?
Pipedrive (Offline-Modus, Caller ID) und Propstack (schnellste Ladezeiten).
🎯 Fazit & Empfehlungen
Die Gewinner nach Kategorie:
Testsieger
Propstack – Design & Usability
Marktführer
onOffice – 180+ Portale
Budget-Tipp
Pipedrive* – Ab 14€
💭 Meine persönliche Empfehlung: Für die meisten Maklerbüros mit 2-10 Personen empfehle ich Propstack – die Kombination aus moderner UI, KI-Features und Portal-Integration rechtfertigt den Preis. Solo-Makler mit kleinem Budget starten mit Pipedrive*.
Kevin Ihling
Kevin Ihling ist Leiter Instandhaltung und hilft mit SaaS Blogger Elite Unternehmen bei der richtigen Software-Auswahl. Seine Recherchen basieren auf offiziellen Quellen, Nutzerbewertungen und eigenen Erfahrungen mit Software im Berufsalltag.
Quellen & Referenzen
Branchenverbände & Regulierung
- IVD – Immobilienverband Deutschland: Marktstandards & DSGVO-Leitfaden für Makler
- RDM – Ring Deutscher Makler: Berufsordnung & Digitalisierungsbericht 2025
- OpenImmo e.V. – Schnittstellen-Standard für Immobiliensoftware
- BVFI – Bundesverband für die Immobilienwirtschaft
- ZIA – Zentraler Immobilien Ausschuss: Digitalisierungsindex 2025
- DIHK – Deutscher Industrie- und Handelskammertag: Immobilienwirtschaft
Fachmedien & Marktanalysen
- Immobilien Zeitung – PropTech-Report 2026
- Immobilienmanager – CRM-Marktübersicht Deutschland
- Haufe Immobilien – Digitalisierungsindex Maklerbranche 2025
Software-Bewertungsportale
- G2 – Real Estate CRM Category (1.200+ Reviews, Februar 2026)
- Capterra Deutschland – Immobiliensoftware Vergleich
- OMR Reviews – Immobiliensoftware Bewertungen (DACH-Fokus)
- Trusted.de – Maklersoftware-Vergleich (onOffice: 4.2/5, Propstack: 4.4/5)
Gehalts- & Marktdaten
* Affiliate-Hinweis: Links zu Pipedrive sind Affiliate-Links. Mehr erfahren