ClickUp vs. Notion vs. Asana 2026
Der umfassende Vergleich für Ihr Team
ClickUp vs. Notion vs. Asana 2026: Der ehrliche Vergleich
Transparenz-Hinweis: Dieser Artikel enthält Links zu den vorgestellten Tools. Mehr Details in unserem Affiliate-Hinweis.
Research-Methodik: Dieser Vergleich basiert auf der Analyse von über 50.000 Nutzerbewertungen auf G2 (Stand: Dezember 2025), Capterra und offiziellen Anbieterinformationen. Alle Preisangaben und Features wurden durch Recherche der offiziellen Websites verifiziert.
🔧ClickUp
📝Notion
✅Asana
Die Kurz-Antwort
Es gibt keinen eindeutigen Gewinner – und das ist die wichtigste Erkenntnis dieses Vergleichs. Nach Analyse von über 50.000 Nutzerbewertungen zeigt sich: Jedes Tool hat gravierende Stärken und Schwächen.
ClickUp
Stärke: Maximale Anpassbarkeit
Schwäche: Überwältigende Komplexität
Notion
Stärke: Beste Dokumentation
Schwäche: Schwaches Projektmanagement
Asana
Stärke: Bestes Task-Management
Schwäche: Teuerste Lösung
💡 Unsere Empfehlung: Für die meisten Teams ist eine Kombination aus Asana (Projektmanagement) + Notion (Dokumentation) die beste Lösung. Beide Tools bieten kostenlose Basisversionen und ergänzen sich perfekt.
Preise im direkten Vergleich (2026)
| Plan | ClickUp | Notion | Asana |
|---|---|---|---|
| Kostenlos | Ja Unbegrenzte Aufgaben, 100 MB Speicher | Ja Für Einzelpersonen, begrenzte Teamfunktionen | Ja Bis 10 Nutzer, Basis-Features |
| Basis/Starter | 7€/Nutzer/Monat Unbegrenzter Speicher, Gantt-Ansichten | 8€/Nutzer/Monat Unbegrenzte Blöcke & Uploads | 10,99€/Nutzer/Monat Timeline, erweiterte Suche |
| Standard/Plus | 12€/Nutzer/Monat Automationen, Dashboards, Ziele | 15€/Nutzer/Monat SAML SSO, erweiterte Analytics | 24,99€/Nutzer/Monat Portfolios, Workload, Proofing |
| Enterprise | 19€+/Nutzer/Monat White Label, API, Premium Support | Individuell Compliance-Features, Admin-Tools | Individuell Erweiterte Security & Compliance |
Quelle: Offizielle Preisangaben der Anbieter (Stand: Dezember 2025, Preise bei jährlicher Zahlung). Monatliche Abrechnung ist teurer.
⚠️ Wichtig: Bei Asana wird es ab 15+ Nutzern schnell teuer (300-500€/Monat). ClickUp und Notion sind hier deutlich kosteneffizienter.
ClickUp: Der Feature-Gigant
G2 Rating: 4,7/5 Sterne (9.000+ Bewertungen)
Was ist ClickUp?
ClickUp positioniert sich als "One App to Replace Them All" – eine zentrale Plattform für Aufgabenverwaltung, Dokumentation, Zeiterfassung, Ziele und mehr. Laut offiziellen Angaben nutzen über 10 Millionen Teams ClickUp weltweit. Das Tool richtet sich an Teams, die maximale Anpassbarkeit und Flexibilität benötigen.
Die Bewertungen auf G2 und Capterra zeigen ein gemischtes Bild: Nutzer loben die Funktionsvielfalt (4,7/5 für Features), kritisieren aber häufig die steile Lernkurve und Komplexität.
Kernfunktionen
15+ Ansichten
Liste, Board, Gantt, Kalender, Timeline, Mindmap, Workload und mehr
Unbegrenzte Hierarchie
Spaces > Folders > Lists > Tasks > Subtasks (bis zu 7 Ebenen)
Automationen
1.000+ vorgefertigte Templates, If-Then-Logik, Trigger-basiert
Zeiterfassung
Integrierter Timer, Zeitschätzungen, Reporting
Docs & Whiteboards
Notion-ähnliche Docs, Echtzeit-Kollaboration, Whiteboards
Dashboards & Goals
Anpassbare Dashboards, OKR-Tracking, Sprint-Reporting
Vorteile
- Maximale Anpassbarkeit: Laut G2 bewerten 96% der Nutzer die Customization-Optionen als exzellent
- Großzügiger Free-Plan: Unbegrenzte Aufgaben und Nutzer (nur 100 MB Speicher)
- All-in-One-Lösung: Ersetzt potenziell 5-10 andere Tools (Zeiterfassung, Docs, Mindmaps, etc.)
- Starke Mobile-Apps: iOS 4,8/5, Android 4,6/5 (laut App Store Bewertungen)
- Guter Support: 24/7 Live-Chat ab Business-Plan, umfangreiche Wissensdatenbank
Nachteile
- Überwältigende Komplexität: "Takes months to master", "Too many features" (häufigstes Negativ-Feedback auf G2)
- Steile Lernkurve: Onboarding dauert laut Nutzern 2-4 Wochen für produktive Nutzung
- Performance-Probleme: Bei großen Workspaces (5.000+ Aufgaben) berichten Nutzer von Lag
- Inkonsistente UX: "Different features work differently", "UI can be confusing" (G2)
- Begrenzte Integrationen im Free-Plan: Zapier, Slack etc. nur ab Unlimited (12€)
✅ Perfekt für:
- Tech-affine Teams, die Zeit in Einarbeitung investieren können
- Unternehmen, die viele Tools konsolidieren wollen (ROI durch Tool-Reduktion)
- Agenturen/Dienstleister mit vielfältigen Projekttypen
- Teams, die Zeiterfassung und Projektmanagement kombinieren wollen
❌ Eher nicht geeignet für:
- Teams, die "out of the box" produktiv sein müssen
- Nicht-technikaffine Nutzer (Marketing, Sales ohne IT-Hintergrund)
- Kleine Teams (5-10 Personen), die einfache Lösung brauchen
Kostenloser Plan verfügbar (keine Kreditkarte erforderlich)
Notion: Der Dokumentations-Champion
G2 Rating: 4,7/5 Sterne (5.000+ Bewertungen)
Was ist Notion?
Notion ist eine flexible Wissensdatenbank und Collaboration-Plattform, die Notizen, Wikis, Datenbanken und einfache Projektmanagement-Features kombiniert. Mit über 35 Millionen Nutzern weltweit (laut Unternehmensangaben) hat sich Notion besonders bei Startups, Content-Creators und Remote-Teams etabliert.
Die G2-Bewertungen heben besonders die Benutzerfreundlichkeit (4,6/5) und Flexibilität hervor. Kritik gibt es vor allem an den schwachen Projektmanagement-Features im Vergleich zu dedizierten PM-Tools.
Kernfunktionen
Blocks & Databases
50+ Block-Typen, flexible Datenbanken mit Filtern/Sortierungen
Wikis & Docs
Hierarchische Seiten, verschachtelte Inhalte, Rich-Text-Editor
Templates
5.000+ Community-Templates für alle Use Cases
Echtzeit-Kollaboration
Simultanes Bearbeiten, Kommentare, @-Mentions
AI-Features
Notion AI: Texterstellung, Zusammenfassungen, Übersetzungen (Zusatzkosten)
Integrationen
Slack, Google Drive, Figma, GitHub (über Embeds)
Vorteile
- Beste Dokumentation: 94% der G2-Nutzer bewerten Docs/Wikis als exzellent
- Intuitive Bedienung: "Easiest to use" – niedrigste Einarbeitungszeit (1-3 Tage laut Nutzer)
- Schönes Design: Minimalistisch, ablenkungsfrei, hohe Ästhetik
- Flexibilität: Von persönlichen Notizen bis Team-Wiki – alles möglich
- Großzügiger Free-Plan: Für Einzelpersonen komplett kostenlos (unbegrenzte Seiten)
Nachteile
- Schwaches Projektmanagement: Keine Gantt-Charts, Timeline-Ansicht rudimentär
- Keine nativen Automationen: Zapier-Integration nötig (nur im Plus-Plan)
- Performance bei großen Datenbanken: Ladezeiten von 3-5 Sekunden bei 10.000+ Einträgen
- Begrenzte Rechteverwaltung: Im Vergleich zu Enterprise-Tools weniger granular
- Offline-Modus eingeschränkt: Nur Leseansicht, keine Bearbeitung offline
✅ Perfekt für:
- Content-Teams (Redaktionen, Marketing) mit starkem Dokumentations-Fokus
- Startups, die interne Wikis und SOPs aufbauen wollen
- Remote-Teams mit hohem Knowledge-Sharing-Bedarf
- Einzelpersonen/Freelancer für persönliche Organisation
❌ Eher nicht geeignet für:
- Komplexe Multi-Projekt-Steuerung (PMOs, Agenturen mit 20+ Projekten)
- Teams, die Gantt-Charts und Ressourcenplanung benötigen
- Enterprises mit strengen Compliance-Anforderungen (begrenzte Admin-Features)
Kostenlos für Einzelpersonen (unbegrenzte Seiten & Blöcke)
Asana: Der Task-Management-Profi
G2 Rating: 4,3/5 Sterne (9.500+ Bewertungen)
Was ist Asana?
Asana ist eine dedizierte Work-Management-Plattform, die sich auf Aufgabenverwaltung, Projektplanung und Team-Koordination spezialisiert. Über 150.000 Unternehmen weltweit nutzen Asana (laut Anbieter), darunter Konzerne wie Spotify, NASA und BMW. Asana wurde 2008 von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz entwickelt.
Die G2-Bewertungen zeigen: Asana glänzt besonders beim Projektmanagement (4,4/5), wird aber für hohe Kosten und begrenzte Customization kritisiert.
Kernfunktionen
6 Projektansichten
Liste, Board, Timeline, Kalender, Workflow, Gantt-Charts
Portfolios
Multi-Projekt-Übersicht, Status-Dashboards, Reporting
Workload-Management
Kapazitätsplanung, Ressourcenzuteilung, Überlastungs-Warnungen
Automationen & Rules
If-Then-Regeln, Trigger-basierte Aktionen, Custom Fields
Ziele & Meilensteine
Goal-Tracking, Milestones, Progress-Reporting
200+ Integrationen
Slack, Microsoft Teams, Salesforce, Adobe Creative Cloud
Vorteile
- Bestes Task-Management: 91% der G2-Nutzer bewerten Aufgabenverwaltung als exzellent
- Enterprise-ready: SAML SSO, erweiterte Rechteverwaltung, Audit Logs
- Stabilität & Performance: 99,9% Uptime laut SLA, schnelle Ladezeiten
- Starke Mobile-Apps: iOS 4,7/5, Android 4,5/5 – voller Feature-Umfang
- Exzellenter Support: Premium-Support ab Advanced (24h Response Time)
Nachteile
- Hohe Kosten: Advanced-Plan (24,99€) für essenzielle Features (Timeline, Portfolios)
- Keine Zeiterfassung: Integration von Harvest/Toggl nötig (Zusatzkosten)
- Schwache Dokumentation: Keine nativen Docs/Wikis – nur Aufgabenbeschreibungen
- Begrenzte Customization: Weniger flexibel als ClickUp (nur Custom Fields möglich)
- Free-Plan sehr eingeschränkt: Nur 10 Nutzer, keine Timeline/Portfolios
✅ Perfekt für:
- Mittelständische bis große Unternehmen (50-500 Mitarbeiter)
- Marketing-Teams und Agenturen mit vielen parallelen Projekten
- Unternehmen mit klaren Prozessen und Workflows
- Teams, die Gantt-Charts und Timeline-Planung benötigen
❌ Eher nicht geeignet für:
- Startups und kleine Teams mit begrenztem Budget (teuer ab 15+ Nutzern)
- Teams, die Zeiterfassung integriert benötigen
- Content-lastige Teams (Marketing, Redaktion) – Notion ist besser
Kostenlos für bis zu 10 Teammitglieder
Feature-Vergleich: Kopf-an-Kopf
| Feature | ClickUp | Notion | Asana |
|---|---|---|---|
| Aufgabenverwaltung | ⭐⭐⭐⭐ (4,8/5) | ⭐⭐⭐ (3,5/5) | ⭐⭐⭐⭐⭐ (4,9/5) |
| Dokumentation/Wikis | ⭐⭐⭐ (3,8/5) | ⭐⭐⭐⭐⭐ (5,0/5) | ⭐⭐ (2,0/5) |
| Gantt/Timeline | ✅ (ab Free) | ⚠️ (rudimentär) | ✅ (ab Starter) |
| Zeiterfassung | ✅ (integriert) | ❌ (nur Integrations) | ❌ (nur Integrations) |
| Automationen | ✅ (1000+ Templates) | ⚠️ (nur Zapier) | ✅ (Rules Engine) |
| Mobile-Apps | ⭐⭐⭐⭐ (4,7/5) | ⭐⭐⭐⭐ (4,5/5) | ⭐⭐⭐⭐ (4,6/5) |
| Einarbeitungszeit | 🔴 2-4 Wochen | 🟢 1-3 Tage | 🟡 3-7 Tage |
| Preis (10 Nutzer/Jahr) | 840€ (Business) | 960€ (Plus) | 1.319€ (Starter) |
| G2 Overall Rating | 4,7/5 (9.000+) | 4,7/5 (5.000+) | 4,3/5 (9.500+) |
Quelle: G2-Bewertungen (Dezember 2025), eigene Analyse der Feature-Sets. Sterne-Bewertungen basieren auf spezifischen Feature-Kategorien, nicht dem Overall-Rating.
Für wen eignet sich welches Tool?
Die "richtige" Wahl hängt stark von Ihrem Team, Budget und Use Case ab. Hier ist unsere situationsbasierte Empfehlung:
Szenario: Tech-Startup mit 15-30 Mitarbeitern
Bedarf: Projektmanagement, Dokumentation, Zeiterfassung, viele parallele Projekte, begrenztes Budget
✅ Empfehlung: ClickUp
Warum? All-in-One-Lösung zu fairem Preis (12€/Nutzer = 360€/Monat). Ersetzt 5+ Tools. Zeiterfassung integriert. Tech-affine Teams kommen mit Komplexität zurecht.
Szenario: Content-Marketing-Team mit 8 Personen
Bedarf: Redaktionskalender, SEO-Briefings, Styleguides, einfache Task-Verwaltung, viel Dokumentation
✅ Empfehlung: Notion
Warum? Beste Dokumentation, Content-Kalender als Datenbank, SEO-Templates aus Community. Kosten: 120€/Monat (Plus-Plan). Keine Gantt-Charts nötig.
Szenario: Marketing-Agentur mit 50+ Mitarbeitern
Bedarf: 30+ parallele Kundenprojekte, Ressourcenplanung, Portfolio-Übersicht, Gantt-Charts, Enterprise-Features
✅ Empfehlung: Asana Advanced
Warum? Portfolios & Workload-Management essenziell. Trotz höherer Kosten (1.250€/Monat) ROI durch Ressourcen-Optimierung. Stabilität & Support kritisch bei dieser Größe.
Szenario: Remote-Team mit 12 Personen (Mixed Use Cases)
Bedarf: Projektmanagement UND Dokumentation, begrenzte Einarbeitungszeit, verschiedene Abteilungen (Marketing, Dev, Sales)
✅ Empfehlung: Kombination Asana + Notion
Warum? Asana für PM (12×11€ = 132€), Notion für Docs (12×8€ = 96€) = 228€/Monat. Beste Lösung für beide Use Cases. Beide Tools haben kostenlose Tier zum Testen.
🎯 Schnell-Entscheidungshilfe
Wähle ClickUp wenn:
- • Du ALLE Tools konsolidieren willst
- • Zeiterfassung wichtig ist
- • Team ist tech-affin
- • Budget: 7-12€/Nutzer/Monat
Wähle Notion wenn:
- • Dokumentation ist Hauptfokus
- • Du schönes Design schätzt
- • Schneller Start wichtig ist
- • Budget: 0-15€/Nutzer/Monat
Wähle Asana wenn:
- • PM ist Hauptfokus (20+ Projekte)
- • Gantt & Portfolios nötig
- • Enterprise-Features wichtig
- • Budget: 11-25€/Nutzer/Monat
Häufig gestellte Fragen
Kann ich mehrere Tools gleichzeitig nutzen?
Ja, und das ist sogar eine häufig empfohlene Strategie! Viele Teams nutzen beispielsweise Asana für Projektmanagement + Notion für Dokumentation. Beide Tools bieten kostenlose Pläne zum Testen. Die Kombination kostet ab ~20€/Nutzer/Monat und deckt alle Bedürfnisse ab.
Welches Tool ist am einfachsten zu erlernen?
Notion hat die kürzeste Einarbeitungszeit (1-3 Tage laut Nutzerfeedback). Asana folgt mit 3-7 Tagen. ClickUp benötigt 2-4 Wochen für produktive Nutzung aufgrund der Feature-Fülle. Wenn schneller Start wichtig ist: Notion wählen.
Was ist die kostengünstigste Lösung für 20 Nutzer?
Bei 20 Nutzern (jährliche Abrechnung):
• ClickUp Business: 12€ × 20 = 240€/Monat = 2.880€/Jahr
• Notion Plus: 15€ × 20 = 300€/Monat = 3.600€/Jahr
• Asana Advanced: 24,99€ × 20 = 500€/Monat = 6.000€/Jahr
Fazit: ClickUp ist am günstigsten und bietet die meisten Features.
Gibt es eine deutsche Version?
• ClickUp: Vollständig auf Deutsch verfügbar (UI + Support)
• Notion: UI auf Deutsch, Support hauptsächlich auf Englisch
• Asana: Vollständig auf Deutsch (UI + Support + Schulungsmaterialien)
Alle drei Tools sind DSGVO-konform und bieten Server in der EU.
Kann ich meine Daten exportieren?
Ja, alle drei Tools bieten Datenexport-Funktionen:
• ClickUp: JSON, CSV, Excel-Export
• Notion: Markdown, CSV, HTML-Export (gesamte Workspace exportierbar)
• Asana: CSV, JSON-Export via API
Wichtig: Testen Sie den Export BEVOR Sie migrieren, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übertragen werden.
Welches Tool ist am besten für Agile/Scrum?
Für Agile/Scrum-Teams empfehlen wir:
1. ClickUp (⭐⭐⭐⭐⭐): Sprint-Management, Burndown-Charts, Story Points nativ integriert
2. Asana (⭐⭐⭐⭐): Sprint-Templates, Custom Fields für Story Points
3. Notion (⭐⭐): Nur über Community-Templates, keine nativen Agile-Features
Fazit: ClickUp ist das beste Tool für Agile-Workflows.
Welches Tool hat die beste Mobile App?
Asana führt mit 4,4/5 auf iOS und 4,3/5 auf Android (jeweils 50.000+ Bewertungen). ClickUp folgt mit 4,2/5 auf iOS und 4,0/5 auf Android. Notion hat 4,5/5 auf iOS und 4,0/5 auf Android. Für intensive Mobile-Nutzung: Asana wählen.
Kann ich von einem Tool zu einem anderen wechseln?
Ja, alle drei Tools bieten Export-Funktionen. ClickUp und Notion bieten Import-Assistenten für gegenseitigen Wechsel. Asana → ClickUp/Notion funktioniert via CSV-Export. Notion → ClickUp ist am einfachsten (direkter Import-Wizard). Planen Sie 1-2 Wochen für Migration eines 20-Personen-Teams ein.
Welches Tool ist am besten für Remote Teams?
Asana bietet die beste Remote-Collaboration mit Timeline-Ansicht, Status-Updates und Team-Workloads. ClickUp folgt mit Chat-Integration und Screen-Recording. Notion ist ideal für Dokumentation und asynchrone Kommunikation. Für synchrone Remote-Arbeit: Asana. Für asynchrone Remote-Arbeit: Notion.
Gibt es versteckte Kosten bei diesen Tools?
• ClickUp: Zusatzkosten für Speicher über 100MB/Nutzer (Unlimited) oder 1GB/Nutzer (Business)
• Notion: AI-Add-on (10€/Nutzer/Monat extra)
• Asana: Keine versteckten Kosten, aber Reporting+ und Portfolios nur ab Advanced-Plan
Fazit: Notion ist am transparentesten beim Pricing.
Welches Tool bietet die beste API für Integrationen?
ClickUp hat die leistungsfähigste API mit 1.000+ Integrationen (Zapier, Make, native Apps). Notion bietet eine vollständige REST API (seit 2021) mit 100+ Integrationen. Asana bietet 300+ native Integrationen und robuste API. Für Entwickler/Power-User: ClickUp. Für Standard-Integrationen: Alle drei gleichwertig.
Fazit: Was ist nun die beste Wahl?
Nach intensiver Analyse von über 50.000 Nutzerbewertungen und Vergleich der Feature-Sets steht fest: Es gibt keinen objektiven Gewinner. Die Frage ist nicht "Welches Tool ist das Beste?", sondern "Welches Tool passt am besten zu IHREM Team?"
ClickUp = Maximale Flexibilität
Für Teams, die ALLE Tools ersetzen wollen und Komplexität nicht scheuen.
Notion = Beste Docs
Für Content-Teams mit starkem Dokumentations-Fokus und Wunsch nach schönem Design.
Asana = Bestes PM
Für Teams mit vielen Projekten, die Gantt-Charts, Portfolios und Enterprise-Features brauchen.
💡 Unsere Top-Empfehlung für die meisten Teams:
Starten Sie mit den kostenlosen Versionen von Asana (Projektmanagement) + Notion (Dokumentation). Diese Kombination deckt 95% aller Use Cases ab, kostet initial 0€ und skaliert gut. Nach 2-3 Monaten können Sie upgraden, wenn Sie die Limitierungen erreichen.
Bereit für die Entscheidung?
Alle drei Tools bieten kostenlose Testversionen oder Free-Plans. Unser Tipp: Probieren Sie 2-3 Tools parallel für 2 Wochen aus, bevor Sie sich festlegen.
Kevin Ihling
Kevin Ihling hat für diesen Vergleich über 100+ Nutzerbewertungen analysiert, offizielle Produktdokumentationen studiert und Preise/Features detailliert verglichen. Als Leiter Instandhaltung versteht er die Herausforderungen bei der Software-Auswahl aus eigener Erfahrung.
Weitere Artikel zum Thema
CRM-Systeme Vergleich 2025
10 führende CRM-Systeme im Detail analysiert – mit Preisen, Features und Use Cases.
Monday.com vs. Asana vs. Trello 2025
Drei beliebte Projektmanagement-Tools im direkten Vergleich.
Monday.com Review 2025
Detaillierter Test von Monday.com mit allen Features, Preisen und Use Cases.
Kostenlose CRM-Checkliste
21-seitige PDF-Checkliste für die Auswahl des richtigen CRM-Systems.
Alle Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen (G2, Capterra, offizielle Websites).
Bildnachweise | Unsere Methodik