Die 10 besten CRM-Systeme
für kleine Unternehmen
2026
Die 10 besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen 2026
CRM-Vergleich 2026 auf einen Blick
Testsieger Preis-Leistung: Zoho CRM (ab 14€/Monat)
Beste Vertriebs-UI: Pipedrive (ab 14€/Monat)
Bestes kostenloses CRM: HubSpot Free
Beste AI-Features: HubSpot Breeze AI / Salesforce Einstein
Verglichene CRMs: 10 Systeme
Datenbasis: 50.000+ Nutzerbewertungen (G2, Capterra)
Preisspanne: 0€ - 100€+/Nutzer/Monat
Stand: Januar 2026
Transparenz-Hinweis: Dieser Artikel enthält Affiliate-Links. Wenn Sie über diese Links ein Produkt kaufen, erhalten wir eine Provision. Für Sie entstehen keine zusätzlichen Kosten. 3 von 10 Tools in diesem Vergleich haben kein Affiliate-Programm – wir empfehlen sie trotzdem, wenn sie die beste Lösung sind.Mehr erfahren →
⚠️ Nicht geeignet, wenn:
- ❌Sie unter 1.000€/Jahr investieren können – dann empfehlen wir kostenlose Tools wie Notion oder Trello für Basic-Kontaktmanagement
- ❌Sie strenge On-Premise-Anforderungen haben – alle hier verglichenen CRMs sind Cloud-basiert (SaaS)
- ❌Sie branchenspezifische Spezialanforderungen haben (z.B. Immobilienportale, Handwerker-Auftragsverwaltung)
- ❌Sie ein Enterprise mit 500+ Nutzern sind – dann benötigen Sie dedizierte Enterprise-Beratung
🏠 Für Immobilienmakler
Spezialisierter CRM-Vergleich mit Propstack, onOffice & Portal-Integrationen
🔧 Für Handwerker
CRM-Vergleich mit HERO, mfr & Pipedrive für Handwerksbetriebe
📋 Inhaltsverzeichnis
Warum brauchen kleine Unternehmen ein CRM-System 2026?
Kurze Antwort: Ein CRM-System hilft kleinen Unternehmen, Kundenbeziehungen systematisch zu verwalten, Vertriebsprozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Laut Nucleus Research (2025) erzielen Unternehmen mit CRM durchschnittlich 8,71€ ROI pro investiertem Euro. Ohne CRM gehen täglich potenzielle Deals verloren.
Die Zeiten, in denen Excel-Tabellen und Post-its ausreichten, sind vorbei. Im Jahr 2026 erwarten Kunden personalisierte Kommunikation, schnelle Reaktionszeiten und nahtlose Erlebnisse – unabhängig davon, ob sie mit einem 5-Personen-Startup oder einem 500-Mitarbeiter-Unternehmen interagieren.
+29% Umsatz
Durchschnittliche Umsatzsteigerung durch CRM-Nutzung (Salesforce Research, 2025)
+42% Produktivität
Vertriebsteam-Effizienz durch Automatisierung (HubSpot State of Sales, 2025)
8,71€ ROI
Durchschnittlicher Return pro investiertem Euro (Nucleus Research, 2025)
Die 5 wichtigsten CRM-Vorteile für KMUs:
- Zentrale Kundendaten: Alle Kontakte, E-Mails und Interaktionen an einem Ort
- Automatisierte Workflows: Follow-ups, E-Mail-Sequenzen und Erinnerungen laufen automatisch
- Vertriebs-Pipeline: Visuelle Übersicht, welche Deals in welcher Phase sind
- AI-gestützte Priorisierung: Lead Scoring zeigt, welche Kontakte am wertvollsten sind
- Datenbasierte Entscheidungen: Reports und Forecasts statt Bauchgefühl
Wie schneiden die 10 CRM-Systeme im Vergleich ab?
Kurze Antwort: HubSpot bietet das beste kostenlose CRM, Pipedrive die intuitivste Vertriebs-Oberfläche und Zoho CRM das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Salesforce dominiert bei Enterprise-Features und AI-Funktionen. Die Preise reichen von 0€ (Free-Pläne) bis 100€+/Nutzer/Monat (Enterprise).
| CRM-System | Bewertung | Preis ab | Free Plan | AI-Features | Ideal für |
|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | 4.5/5 | 0€ / 15€ | Breeze AI | All-in-One, Start-ups | |
| Salesforce | 4.3/5 | 25€ / 100€ | Einstein AI | Enterprise, Skalierung | |
| Pipedrive | 4.5/5 | 14€ / 39€ | AI-Assistenz | Vertriebsteams | |
| ActiveCampaign | 4.6/5 | 15€ / 49€ | Predictive Sending | E-Mail-Marketing | |
| Monday.com CRM | 4.4/5 | 0€ / 12€ | AI Columns | Visuelle Teams | |
| Zoho CRM | 4.2/5 | 0€ / 14€ | Zia AI | Budget-bewusst | |
| Copper CRM | 4.4/5 | 9€ / 23€ | AI Templates | Google Workspace | |
| Freshsales | 4.3/5 | 0€ / 9€ | Freddy AI | Start-ups |
* Preise pro Nutzer/Monat bei jährlicher Zahlung (Stand: Januar 2026). Quelle: Offizielle Preisseiten der Anbieter.
Was macht HubSpot CRM zum All-in-One-Champion 2026?
Kurze Antwort: HubSpot CRM (4.5/5 auf G2, Januar 2026) bietet das umfassendste kostenlose CRM am Markt mit unbegrenzten Kontakten, Marketing-, Sales- und Service-Hubs in einem System. Die neue Breeze AI-Suite automatisiert Content-Erstellung, Lead-Scoring und Customer Support. Ideal für Start-ups und KMUs, die skalieren wollen.
HubSpot Preise 2026:
- • Free: 0€ (unbegrenzte Kontakte, 2 Nutzer)
- • Starter: ab 15-20€/Nutzer/Monat
- • Professional: ab 90€/Nutzer/Monat (Sales Hub)
- • Enterprise: ab 150€/Nutzer/Monat
Neu in 2026 – Breeze AI:
- • Breeze Assistant: AI-Companion für tägliche Aufgaben
- • Content Agent: Automatische Blog-/Landing-Page-Erstellung
- • Prospecting Agent: Autonome Lead-Recherche
- • Customer Agent: 24/7 AI-Support-Bot
Vorteile
- • Bestes kostenloses CRM am Markt
- • All-in-One: Marketing, Sales, Service
- • Breeze AI inklusive (ab Starter)
- • Exzellente Integrationen (1.500+ Apps)
- • Deutscher Support verfügbar
Nachteile
- • Hohe Kosten bei Professional/Enterprise
- • Onboarding-Gebühren (ab 1.500€)
- • Komplexe Preisstruktur
- • Free-Plan stark limitiert (2 Nutzer)
HubSpot-Empfehlung:
Ideal für Start-ups und KMUs, die Marketing und Vertrieb in einem System vereinen wollen. Starten Sie kostenlos, skalieren Sie später.
HubSpot kostenlos testenWarum ist Salesforce 2026 noch relevant für kleine Unternehmen?
Kurze Antwort: Salesforce (4.3/5 auf G2, Januar 2026) bleibt der Marktführer für ambitionierte KMUs, die schnell skalieren wollen. Mit dem neuen Starter Suite (25€/Nutzer/Monat) und Einstein AI/Agentforce bietet Salesforce jetzt auch einen erschwinglichen Einstieg. Besonders stark bei Enterprise-Features und Anpassbarkeit.
Salesforce Preise 2026:
- • Free Suite: 0€ (bis 2 Nutzer, eingeschränkt)
- • Starter Suite: 25€/Nutzer/Monat
- • Pro Suite: 100€/Nutzer/Monat
- • Enterprise: 175€/Nutzer/Monat
Neu in 2026 – Agentforce:
- • Einstein GPT: Generative AI für Sales-E-Mails
- • Einstein Copilot: Conversational CRM-Assistent
- • Lead Scoring: AI-basierte Priorisierung
- • Sales Forecasting: Prädiktive Umsatzprognosen
Vorteile
- • Marktführer mit größtem Ökosystem
- • Maximale Anpassbarkeit
- • Einstein AI sehr leistungsfähig
- • Starter Suite jetzt erschwinglich
- • Ausgezeichnete Skalierbarkeit
Nachteile
- • Steile Lernkurve
- • Hohe Implementierungskosten
- • AI-Features oft nur in Enterprise
- • Komplexe Lizenzstruktur
Salesforce-Empfehlung:
Ideal für ambitionierte KMUs mit Wachstumsplänen und Budget für Implementierung. Starter Suite bietet guten Einstieg.
Salesforce 30 Tage testenWarum lieben Vertriebsteams Pipedrive 2026?
Kurze Antwort: Pipedrive (4.5/5 auf G2, Januar 2026) bietet die intuitivste Pipeline-Oberfläche am Markt. Vertriebsmitarbeiter brauchen nur 2-3 Tage Einarbeitung statt Wochen. Mit AI-Reports, automatisierten E-Mail-Sequenzen und transparenten Preisen (ab 14€/Monat) ist Pipedrive der Favorit für reine Vertriebsteams.
Pipedrive Preise 2026:
- • Lite: 14€/Nutzer/Monat
- • Growth: 39€/Nutzer/Monat
- • Premium: 59€/Nutzer/Monat
- • Ultimate: 79€/Nutzer/Monat
Top-Features 2026:
- • AI-Reports: Automatische Vertriebsanalysen
- • Sales Sequences: E-Mail-Automatisierung
- • LeadBooster: Chatbot & Web Forms
- • Smart Docs: E-Signaturen & Tracking
Vorteile
- • Beste Vertriebs-UI am Markt
- • Sehr schnelles Onboarding
- • Transparente Preise
- • Exzellente Mobile App
- • 500+ Integrationen
Nachteile
- • Kein kostenloser Plan
- • Marketing-Features schwach
- • Add-ons erhöhen Kosten schnell
- • Limitierte Reporting-Optionen
Pipedrive-Empfehlung:
Ideal für Vertriebsteams, die eine intuitive Pipeline-UI suchen und Marketing separat handhaben. Schnellstes Onboarding aller CRMs.
Pipedrive 14 Tage testenWann ist ActiveCampaign die beste Wahl 2026?
Kurze Antwort: ActiveCampaign (4.6/5 auf G2, Januar 2026) ist der König der Marketing-Automation. Wenn E-Mail-Marketing Ihr Hauptkanal ist und Sie komplexe automatisierte Customer Journeys aufbauen wollen, schlagen Sie ActiveCampaign's Automation Builder nicht. Ab 15€/Monat (1.000 Kontakte), mit integriertem CRM ab dem Plus-Plan.
ActiveCampaign Preise 2026:
- • Starter: 15€/Monat (1.000 Kontakte)
- • Plus: 49€/Monat (inkl. CRM)
- • Pro: 79€/Monat (Predictive Sending)
- • Enterprise: 145€/Monat
Top-Features 2026:
- • Automation Builder: Bester am Markt
- • Predictive Sending: AI-optimierte Versandzeit
- • Split Automations: A/B-Test für Flows
- • Pipelines CRM: Sales-Automation
Vorteile
- • Beste Marketing-Automation
- • Exzellente E-Mail-Deliverability
- • Predictive Sending AI
- • Starke E-Commerce-Integrationen
- • CRM + Marketing kombiniert
Nachteile
- • Kein kostenloser Plan
- • CRM erst ab Plus-Plan
- • Kosten steigen mit Kontakten schnell
- • Steile Lernkurve für Automations
ActiveCampaign-Empfehlung:
Ideal für E-Commerce und Content-Marketer, die E-Mail als Hauptkanal nutzen. Bester Automation Builder, aber CRM als Ergänzung, nicht Kern.
ActiveCampaign 14 Tage testenWas macht Monday.com CRM besonders 2026?
Kurze Antwort: Monday.com CRM (4.4/5 auf G2, Januar 2026) kombiniert visuelles Projektmanagement mit CRM-Funktionen. Für Teams, die bereits Monday.com für Projekte nutzen, ist der CRM-Aufsatz ein natürlicher nächster Schritt. Kostenloser Plan für 2 Nutzer, intuitive Drag-and-Drop-UI und starke Anpassbarkeit.
Monday.com CRM Preise 2026:
- • Free: 0€ (bis 2 Nutzer)
- • Basic: 12€/Nutzer/Monat
- • Standard: 17€/Nutzer/Monat
- • Pro: 28€/Nutzer/Monat
Top-Features 2026:
- • AI Columns: Automatische Datenanalyse
- • Custom Automations: 250 pro Monat
- • Sales Forecasting: Pipeline-Prognosen
- • E-Mail-Sequenzen: Im Pro-Plan
Vorteile
- • Sehr intuitive visuelle UI
- • Kostenloser Plan verfügbar
- • CRM + Projektmanagement kombiniert
- • Hohe Anpassbarkeit
- • Starke Collaboration-Features
Nachteile
- • CRM-Features weniger tief als Spezialisten
- • E-Mail-Sequenzen nur im Pro-Plan
- • Mindestens 3 Nutzer für Paid-Plans
- • Kann bei großen Datenmengen langsam werden
Monday.com-Empfehlung:
Ideal für Teams, die CRM und Projektmanagement in einem Tool wollen, oder bereits Monday.com nutzen. Visuelle Lernende lieben die UI.
Monday.com CRM testenWarum ist Zoho CRM der Preis-Leistungs-Sieger 2026?
Kurze Antwort: Zoho CRM (4.2/5 auf G2, Januar 2026) bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis: Kostenloser Plan für 3 Nutzer, volle Features ab 14€/Monat, und das gesamte Zoho-Ökosystem (30+ Apps) integriert. Mit Zia AI, Blueprint-Workflows und EU-Datenhosting ist Zoho ideal für budget-bewusste KMUs.
Zoho CRM Preise 2026:
- • Free: 0€ (bis 3 Nutzer)
- • Standard: 14€/Nutzer/Monat
- • Professional: 23€/Nutzer/Monat
- • Enterprise: 40€/Nutzer/Monat
- • Ultimate: 52€/Nutzer/Monat
Top-Features 2026:
- • Zia AI: Lead Scoring, Vorhersagen
- • Blueprint: Prozess-Automatisierung
- • Canvas: Custom UI Builder
- • Zoho One: 30+ Apps integriert
Vorteile
- • Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis
- • Kostenloser Plan für 3 Nutzer
- • Riesiges Zoho-Ökosystem
- • EU-Rechenzentren (DSGVO)
- • Hohe Anpassbarkeit
Nachteile
- • UI weniger modern als Konkurrenz
- • Support hauptsächlich Englisch
- • Zia AI erst ab Enterprise
- • Komplexe Konfiguration möglich
Zoho CRM-Empfehlung:
Ideal für budget-bewusste KMUs, die maximale Features für minimale Kosten wollen. Perfekt, wenn Sie bereits andere Zoho-Apps nutzen.
Zoho CRM 15 Tage testenWann ist Copper CRM die beste Wahl 2026?
Kurze Antwort: Copper CRM (4.4/5 auf G2, Januar 2026) ist speziell für Google Workspace gebaut und bietet die tiefste Gmail/Calendar/Drive-Integration am Markt. Wenn Ihr Team bereits im Google-Ökosystem arbeitet, spart Copper täglich Zeit durch automatische Kontakterfassung und nahtlosen Workflow. Ab 9€/Nutzer/Monat.
Copper CRM Preise 2026:
- • Starter: 9€/Nutzer/Monat
- • Basic: 23€/Nutzer/Monat
- • Professional: 59€/Nutzer/Monat
- • Business: 99€/Nutzer/Monat
Top-Features 2026:
- • Gmail Sidebar: CRM direkt in Gmail
- • Auto-Capture: Kontakte aus E-Mails
- • Google Drive: Datei-Verknüpfung
- • AI Templates: E-Mail-Vorlagen
Vorteile
- • Beste Google Workspace-Integration
- • Automatische Kontakterfassung
- • Sehr intuitive UI
- • Günstiger Einstieg (9€)
- • Schnelles Onboarding
Nachteile
- • Kein kostenloser Plan (KEIN Affiliate)
- • Nur für Google-Nutzer sinnvoll
- • Lead-Management erst ab Professional
- • Kontakt-Limits pro Plan
Copper-Empfehlung (KEIN Affiliate):
Ideal für Google-Workspace-zentrierte Teams. Die nahtlose Integration spart täglich 30+ Minuten. Nicht sinnvoll für Microsoft-365-Nutzer.
Copper 14 Tage testenWas macht Freshsales zum Aufsteiger 2026?
Kurze Antwort: Freshsales (4.3/5 auf G2, Januar 2026) ist der Hidden Champion für Start-ups: Kostenloser Plan für 3 Nutzer, günstigster Paid-Plan ab 9€/Monat, und Freddy AI für Lead Scoring und E-Mail-Optimierung inklusive. Die 21-Tage-Testphase ist die längste am Markt. Ideal für junge Unternehmen.
Freshsales Preise 2026:
- • Free: 0€ (bis 3 Nutzer)
- • Growth: 9€/Nutzer/Monat
- • Pro: 39€/Nutzer/Monat
- • Enterprise: 59€/Nutzer/Monat
Top-Features 2026:
- • Freddy AI: Lead Scoring & Insights
- • Built-in Phone: VoIP inklusive
- • Sales Sequences: E-Mail-Automatisierung
- • Deal Insights: AI-Prognosen
Vorteile
- • Günstigster Paid-Plan (9€)
- • 21 Tage kostenlos testen
- • Freddy AI inklusive
- • Built-in Phone & Chat
- • Modernes UI
Nachteile
- • Weniger bekannt als Konkurrenz
- • Ökosystem kleiner als HubSpot/Salesforce
- • Support limitiert auf Englisch
- • Reporting weniger umfangreich
Freshsales-Empfehlung (KEIN Affiliate):
Ideal für Start-ups und kleine Teams mit kleinem Budget. Beste Kombination aus niedrigem Preis und soliden Features. Hidden Champion 2026.
Freshsales 21 Tage testen🔄 Schnelle Orientierung: A vs. B Vergleiche
- →HubSpot ist besser als Salesforce, wenn Sie ein Marketing-fokussiertes KMU sind und ein kostenloses Einstiegs-CRM suchen, während Salesforce bei Enterprise-Kunden mit komplexen Sales-Prozessen und AppExchange-Anforderungen die bessere Wahl ist.
- →Pipedrive ist besser als HubSpot für reine Vertriebsteams mit Budget unter 50€/User (schnellere Pipeline-UI, einfacheres Onboarding), während HubSpot seine Stärken bei All-in-One Marketing + Sales zeigt.
- →Zoho CRM ist günstiger als Pipedrive für Teams ab 5 Usern (14€ vs. 14€, aber mehr Features), während Pipedrive bei reinem Vertriebs-Fokus ohne Feature-Overload überzeugt.
📖 Pipedrive im Detail
Unser ausführlicher Pipedrive Review 2026 mit Praxistest, Preisen & Alternativen
Welches CRM passt zu Ihrer Situation?
Kurze Antwort: Die CRM-Wahl hängt von Ihrer spezifischen Situation ab: Budget, Team-Größe, Hauptanwendungsfall und bestehende Tools. Hier sind 4 typische Szenarien mit unseren Empfehlungen.
Start-up / Solo-Gründer
Budget: 0-50€/Monat | Team: 1-3 Personen
🥇 Empfehlung: HubSpot Free oder Freshsales Free
🥈 Alternative: Zoho CRM Free (3 Nutzer)
Warum: Kostenlose Pläne reichen für den Start, Skalierung später möglich.
Vertriebsteam (5-20 Personen)
Budget: 100-500€/Monat | Fokus: Sales Pipeline
🥇 Empfehlung: Pipedrive Growth (39€/Nutzer)
🥈 Alternative: HubSpot Sales Hub Starter
Warum: Pipedrive hat die beste Vertriebs-UI, schnellstes Onboarding.
Marketing + Sales kombiniert
Budget: 200-1.000€/Monat | Fokus: Inbound
🥇 Empfehlung: HubSpot Professional Bundle
🥈 Alternative: ActiveCampaign Plus + CRM
Warum: HubSpot's All-in-One-Ansatz spart Tool-Wildwuchs.
Budget-Optimierer
Budget: Minimal | Team: 5-15 Personen
🥇 Empfehlung: Zoho CRM Standard (14€/Nutzer)
🥈 Alternative: Freshsales Growth (9€/Nutzer)
Warum: Maximale Features für minimale Kosten.
FAQ: Häufige Fragen zu CRM-Systemen 2026
Fazit: Welches CRM ist das Richtige für Sie?
Nach der Analyse von 10 CRM-Systemen, 50.000+ Nutzerbewertungen und aktuellen Preisen (Januar 2026) gibt es keinen pauschalen Gewinner – aber klare Empfehlungen je nach Situation:
Wählen Sie HubSpot CRM, wenn:
- Sie ein kostenloses, skalierbares CRM suchen
- Sie Marketing und Sales in einem System wollen
- Sie AI-Features (Breeze) nutzen möchten
- Budget für Professional-Upgrade vorhanden ist
Wählen Sie Pipedrive, wenn:
- Ihr Fokus auf Vertrieb liegt (nicht Marketing)
- Sie die intuitivste Pipeline-UI wollen
- Schnelles Onboarding wichtig ist
- Budget 14-79€/Nutzer/Monat
Wählen Sie Zoho CRM, wenn:
- Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis suchen
- Sie bereits Zoho-Apps nutzen
- EU-Datenhosting (DSGVO) wichtig ist
- Budget 0-52€/Nutzer/Monat
Wählen Sie Freshsales, wenn:
- Sie ein Start-up mit minimalem Budget sind
- Sie den günstigsten Paid-Plan suchen (9€)
- Built-in Phone/Chat wichtig sind
- Sie einen Hidden Champion entdecken wollen
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Kevin Ihling
Kevin Ihling ist Leiter Instandhaltung und hilft mit SaaS Blogger Elite Unternehmen bei der richtigen Software-Auswahl. Seine Recherchen basieren auf offiziellen Quellen, Nutzerbewertungen und eigenen Erfahrungen mit Software im Berufsalltag.
📚 Quellen & Referenzen
- • HubSpot Pricing (Januar 2026)
- • Salesforce Small Business Pricing
- • Pipedrive Preise
- • G2 CRM Bewertungen (50.000+)
- • Capterra CRM Reviews
- • Nucleus Research: CRM ROI Report 2025