onOffice Alternative 2026: Die 5 besten Alternativen für Immobilienmakler
Kurze Antwort: Propstack (99€/Mo) ist die beste Gesamt-Alternative mit KI-Features und modernem UI. Optima-CRM (59€/Mo) für Budget-bewusste Makler mit Portal-Bedarf. Pipedrive* (14€/Mo) für Solo-Makler ohne Portal-Integration.
Transparenz-Hinweis
Dieser Artikel enthält Affiliate-Links zu Pipedrive*. Mehr erfahren
⚡ Kurz & Knapp – Die Key-Takeaways
- Beste Gesamt-Alternative: Propstack (99€, modernes UI, KI-Features)
- Günstigste mit Portal: Optima-CRM (59€, persönlicher Service)
- Budget ohne Portal: Pipedrive* (14€) oder HubSpot (0€)
- Bei onOffice bleiben: Wenn Sie 180+ Portale und 50+ Objekte/Jahr brauchen
💰 Wechselkosten-Rechnung
3-Mann-Büro bei onOffice: 287€/Monat
3-Mann-Büro bei Propstack: 297€/Monat
3-Mann-Büro bei Optima-CRM: 177€/Monat
Ersparnis mit Optima: 110€/Monat = 1.320€/Jahr
Wann ist ein Wechsel von onOffice KEINE gute Idee?
- Sie brauchen 180+ Portal-Integrationen: Propstack hat nur 40+, Optima weniger. onOffice ist hier Marktführer.
- Ihr Team hat 10+ Mitarbeiter: Die 50€ Servicepauschale entfällt dann – onOffice wird pro User attraktiver.
- Sie sind bereits eingerichtet: Datenmigration und Neueinrichtung kosten Zeit (1-4 Wochen).
Warum suchen Makler nach onOffice Alternativen?
onOffice ist Marktführer – keine Frage. 180+ Portale, 5-Jahres-Preisgarantie, 30.000 Nutzer in DACH. Aber: 79€ pro User plus 50€ Servicepauschale plus 24 Monate Vertragslaufzeit.
Rechenbeispiel: 3-Mann-Büro bei onOffice
3 × 79€
User-Lizenzen
+ 50€
Servicepauschale
= 287€/Mo
= 3.444€/Jahr
Gibt es günstigere Alternativen, die trotzdem Portal-Integration bieten? Ja. Aber die Frage ist: Welche Alternative passt zu IHREM Maklerbüro?
Typ 1: Preis-Sensibel
Sie finden 79€/User zu viel, suchen nach günstigerer Lösung mit ähnlichen Features.
Typ 2: UI-Frustriert
Die Lernkurve war zu steil (3-6 Wochen), das UI fühlt sich veraltet an.
Typ 3: Feature-Suchend
Sie wollen KI-Features (ChatGPT, Marktwert-Reports), die onOffice (noch) nicht bietet.
Sie kennen Ihren Typ? Für einen vollständigen Marktüberblick mit allen 7 CRM-Systemen empfehlen wir unseren Immobilienmakler CRM-Vergleich 2026 – hier konzentrieren wir uns auf die besten onOffice-Alternativen.
onOffice kurz vorgestellt – Stärken & Schwächen
Bevor wir zu den Alternativen kommen: onOffice ist nicht grundlos Marktführer. Diese Stärken sollten Sie bei der Alternative ebenfalls haben – oder bewusst darauf verzichten.
Stärken (warum onOffice Marktführer ist)
- 180+ Portal-Integrationen – Maximum am Markt
- 5-Jahres-Preisgarantie – Planungssicherheit
- 92% Automation – Höchster Wert im Vergleich
- 30.000+ aktive Nutzer – Etabliertes System
- OpenImmo-zertifiziert – Branchenstandard
Schwächen (Wechselgründe)
- 79€/User + 50€ Pauschale – Teuer für kleine Teams
- 24 Monate Vertragslaufzeit – Lange Bindung
- 3-6 Wochen Einarbeitung – Steile Lernkurve
- UI weniger modern – Nicht so intuitiv wie Propstack
- Keine KI im Standard – AI Studio erst ab 99€
onOffice Preise 2026 (vollständig)
| Plan | Preis/User/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| enterprise pro | 79€ | 150+ Portale, Exposés, Faktura, Arbeitszeiterfassung |
| ⭐ enterprise all-in | 99€ | + AI Studio, Prozessmanager, Telefon-Modul, API |
| enterprise expert | Auf Anfrage | + Consulting, Schulungen, individuelle Workflows |
+ 50€/Monat Servicepauschale (entfällt ab 10 Usern) | 24 Monate Vertragslaufzeit | 5-Jahres-Preisgarantie
Woher kommen die Automation-Grade? (Transparenz-Tabelle)
So lesen Sie die Tabelle: Wöchentlicher Zeitaufwand (in Minuten) für 7 typische Makler-Aufgaben – ohne Tool vs. mit CRM. Der Automation-Grad zeigt, wie viel Prozent der manuellen Arbeit eingespart wird.
| Aufgabe (pro Woche) | Ohne CRM | Propstack | onOffice | Optima | HubSpot | Pipedrive* |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 📥Lead-Erfassung (ImmoScout24, Immowelt) | 5h | 30 Min | 20 Min | 45 Min | 2h | 1h 40min |
| 📄Exposé-Erstellung & Versand | 8h | 1h | 48 Min | 2h | 4h | 3h |
| 📧Follow-up E-Mails & Erinnerungen | 6h | 36 Min | 25 Min | 1h 12min | 1h 48min | 1h 30min |
| 📅Besichtigungstermin-Koordination | 4h | 36 Min | 24 Min | 1h | 1h 36min | 1h 12min |
| 📊Pipeline- & Status-Reporting | 3h | 18 Min | 10 Min | 45 Min | 1h 12min | 54 Min |
| 🔄Portal-Synchronisation (Multi-Listing) | 5h | 30 Min | 15 Min | 1h 15min | 3h | 2h 30min |
| 👥Kontaktdaten-Pflege & Suche | 4h | 36 Min | 24 Min | 1h 12min | 1h 36min | 1h 24min |
| GESAMT | 35h | 4h 6min | 2h 46min | 8h 9min | 15h 12min | 12h 10min |
| Zeitersparnis | — | 30h 54min | 32h 14min | 26h 51min | 19h 48min | 22h 50min |
| Automation-Grad | 0% | 88% | 92% | 77% | 57% | 65% |
💭 Meine Einschätzung: onOffice hat den höchsten Automation-Grad (92%) durch tiefe Portal-Integration. Propstack (88%) kommt nah ran und bietet dabei ein moderneres UI. Pipedrive (65%) reicht für einfache Kontaktverwaltung, aber ohne Portal-Anbindung fehlt viel Zeit-Ersparnis.
Legende: * = Affiliate-Partner. Zeiten basieren auf typischen Makler-Workflows. Quelle: G2/Capterra/Trusted.de + eigene Analyse (März 2026).
ROI-Vergleich: Was kostet der Wechsel wirklich?
Annahmen unserer Berechnung
- • Arbeitszeit: 40h/Woche, davon 35h Admin-/Verwaltungsaufgaben
- • Stundensatz: 55€ (Makler-Durchschnitt lt. StepStone)
- • Team-Größe: 3 Personen
- • Automation: Zeitersparnis = (Automation% / 100) × 35h
Diese Annahmen basieren auf Branchendurchschnitten. Ihre tatsächliche Ersparnis kann abweichen.
Passen Sie die Berechnung an Ihr Büro an:
| Tool | Preis/User | Kosten/Mo (3 User) | Automation | Zeitersparnis/Wo | Netto-Ersparnis/Mo ↓ |
|---|---|---|---|---|---|
| onOffice(Referenz) | 79€ | 287€ | 92% | 32h | +20.965€ |
| Propstack | 99€ | 297€ | 88% | 31h | +20.031€ |
| Optima-CRM | 59€ | 177€ | 77% | 27h | +17.610€ |
| Pipedrive* | 14€ | 42€ | 65% | 23h | +14.973€ |
| HubSpot | 0€ | 0€ | 57% | 20h | +13.167€ |
Interpretation: onOffice hat die höchste Netto-Ersparnis durch 92% Automation – ABER die Alternativen können bei günstigerem Preis für bestimmte Bürogrößen sinnvoller sein.
Beste Gesamt-Alternative gesucht?
Propstack – KI-Testsieger mit ChatGPT, Sprengnetter & modernem UI.
Die 5 besten onOffice Alternativen im Detail
Propstack – Beste Gesamt-Alternative
KI-Testsieger für moderne Maklerbüros
Warum Propstack als #1 Alternative?
- ChatGPT-Integration: Exposé-Texte automatisch generieren
- Sprengnetter Marktwertreport: Kostenlos inklusive
- Modernes UI: 1-2 Wochen Onboarding (vs. 3-6 bei onOffice)
- 40+ Portal-Integrationen: ImmoScout24, Immowelt, etc.
Propstack vs. onOffice
| Preis | 99€ vs. 79€ |
| Automation | 88% vs. 92% |
| Portale | 40+ vs. 180+ |
| KI-Features | ✓ inkl. vs. 99€-Plan |
| Onboarding | 1-2 Wo. vs. 3-6 Wo. |
✓ Ideal für:
- • Teams 2-10 Personen
- • KI-affine Makler
- • Wechselwillige von onOffice (UI-frustriert)
✗ Nicht geeignet für:
- • Büros mit 180+ Portal-Bedarf
- • Budget unter 99€/Lizenz
Optima-CRM – Günstigste spezialisierte Alternative
Persönlicher Service statt Massenmarkt
Warum Optima-CRM?
- 59€/User: 20€ günstiger als onOffice pro User
- Persönlicher Ansprechpartner: Kein Massen-Support
- Portal-Integration: ImmoScout24, Immowelt, OpenImmo
- Exposé-Erstellung: PDF-Export und Versand
Kostenvergleich 3-Mann-Büro
✓ Ideal für:
- • Solo-Makler mit 20+ Objekten/Jahr
- • Makler die persönliche Betreuung schätzen
- • Budget-bewusste Teams
✗ Nicht geeignet für:
- • Makler die KI-Features brauchen
- • Sehr große Teams (10+)
Pipedrive* – Budget-Option ohne Portal-Integration
Für Solo-Makler mit <20 Objekten/Jahr
Warum Pipedrive als Budget-Option?
- Ab 14€/User: 5× günstiger als onOffice
- Intuitive Bedienung: 1-2 Wochen Onboarding
- Starke Pipeline: Visual Sales Pipeline
- E-Mail-Tracking: Wissen, wann Kunden öffnen
Ehrlicher Vergleich
Wichtig: Pipedrive ist ein universelles CRM ohne Immobilien-Spezialisierung. Für Makler mit 20+ Objekten/Jahr und Portal-Bedarf empfehlen wir Optima-CRM oder Propstack.
HubSpot – Kostenlose Option
Für Einsteiger ohne Budget
Warum HubSpot kostenlos?
- 0€ dauerhaft: Unbegrenzte Nutzer
- E-Mail-Integration: Gmail, Outlook
- Pipeline-Management: Deals visualisieren
- Landing Pages: Für Akquise-Kampagnen
Was HubSpot NICHT kann:
- • Keine ImmoScout24/Immowelt-Integration
- • Kein Exposé-Management
- • Keine OpenImmo-Schnittstelle
- • Kein Matching Käufer ↔ Objekt
✓ Ideal für:
- • Einsteiger ohne Budget
- • Makler mit Marketing-Fokus
- • <10 Objekte/Jahr
✗ Nicht geeignet für:
- • Makler mit Portal-Bedarf
- • Teams mit Exposé-Anforderungen
Salesforce – Für große Maklerketten
Nur für 20+ Mitarbeiter empfohlen
Wichtig: Salesforce ist für Solo-Makler oder KMU NICHT empfohlen. Die Komplexität und Kosten (ab 80€/User + Implementierung) lohnen sich erst ab 20+ Mitarbeitern.
Zum Automation-Grad (73%): Der Wert bezieht sich auf allgemeine CRM-Aufgaben (Kontaktpflege, Pipeline, Reporting). Salesforce hat keine native ImmoScout24/Immowelt-Integration – die Portal-Aufgaben müssen also weiterhin manuell oder über teure Custom-Entwicklung gelöst werden. Für DACH-Makler ist der reale Wert daher niedriger als die 73% suggerieren.
Wann Salesforce sinnvoll ist:
- Große Maklerketten: 20+ Mitarbeiter
- Internationale Präsenz: Multi-Standort
- Enterprise-Anforderungen: Custom Workflows
Realistische Kosten
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Vergleichstabelle: onOffice vs. Alternativen
| Tool | Preis/User | Portal-Integration | Automation | Onboarding | Wechseln wenn... |
|---|---|---|---|---|---|
| onOffice (Referenz) | 79€ / 99€ | 180+ | 92% | 3-6 Wo. | Bleiben wenn: 180+ Portale, 50+ Objekte/Jahr |
| Propstack | 99€ | 40+ | 88% | 1-2 Wo. | KI-Features gewünscht, moderneres UI wichtig |
| Optima-CRM | 59€ | ✓ | 77% | 2-3 Wo. | Persönliche Betreuung wichtiger als Features |
| Pipedrive* | ab 14€ | ✗ | 65% | 1-2 Wo. | Kein Portal-Bedarf, Budget unter 50€/Mo |
| HubSpot | 0€ | ✗ | 57% | 1 Wo. | Kein Budget, Marketing-Fokus, Einsteiger |
| Salesforce | ab 80€ | Custom | 73% | 4-8 Wo. | 20+ Mitarbeiter, internationale Präsenz |
* Pipedrive ist Affiliate-Partner. Mehr erfahren
📚 Weiterführend: Den vollständigen Marktüberblick mit allen getesteten Systemen findest du in unserem CRM für Immobilienmakler 2026 – Der große Vergleich.
Wann sollten Sie bei onOffice bleiben?
onOffice bleibt die beste Wahl wenn:
- 1Sie 180+ Portal-Integrationen brauchen: Propstack hat nur 40+, Optima noch weniger. Wenn Sie auf kleinere Portale angewiesen sind, bleibt onOffice unverzichtbar.
- 2Ihr Büro 50+ Objekte pro Jahr hat: Die 92% Automation zahlen sich bei hohem Volumen aus – die Zeitersparnis überwiegt die höheren Kosten.
- 3Sie ein Team ab 10 Personen haben: Die 50€ Servicepauschale entfällt – onOffice wird pro User deutlich attraktiver.
- 4Planungssicherheit wichtiger ist als modernes UI: Die 5-Jahres-Preisgarantie ist einzigartig am Markt.
- 5Sie bereits eingerichtet sind: Datenmigration, Neueinrichtung und Schulung kosten Zeit und Geld – das muss sich lohnen.
Meine ehrliche Einschätzung: onOffice ist nicht für jeden die richtige Wahl – aber es ist der Marktführer mit gutem Grund. Wenn Sie die 180+ Portale nicht brauchen und unter 50 Objekte/Jahr haben, lohnt sich ein Blick auf die Alternativen.
Datenmigration von onOffice: Was funktioniert – und was geht verloren?
Die Frage, die jeder Makler stellt bevor er wechselt: „Kann ich meine Daten mitnehmen?" Hier die ehrliche Antwort.
Das lässt sich exportieren (OpenImmo):
- ✓ Objekt-Stammdaten (Adresse, Größe, Preise)
- ✓ Kontakt-Stammdaten (Namen, E-Mail, Telefon)
- ✓ Objektbilder & Dokumente (manuell)
- ✓ Grundrisse & Exposé-PDFs
- ✓ Zuordnungen Kontakt ↔ Objekt
Das geht bei der Migration verloren:
- ✗ Historische Aktivitäten: Alle Notizen, Anrufe, E-Mails
- ✗ Custom Fields: Selbst erstellte Felder & Kategorien
- ✗ E-Mail-Verlauf: Jahre an Kommunikation
- ✗ Automatisierungen: Workflows müssen neu erstellt werden
- ✗ Besichtigungs-Historie: Wer, wann, Feedback
💡 Praxis-Tipp für die Migration:
Exportieren Sie vor dem Wechsel alle wichtigen E-Mail-Verläufe und Aktivitäten als PDF/Excel. Propstack und Optima-CRM bieten kostenlosen Migrations-Support – rechnen Sie trotzdem mit 1-2 Wochen Einarbeitungszeit und 5-10 Stunden manuellem Nacharbeiten für Custom Fields und Kategorien.
Fazit zur Migration: Der technische Export funktioniert gut (OpenImmo-Standard). Der Verlust von Historie und Custom Fields ist der echte Schmerzpunkt – wägen Sie ab, wie wichtig diese Daten für Ihr Tagesgeschäft sind.
Häufig gestellte Fragen zu onOffice Alternativen
onOffice enterprise pro kostet 79€/User/Monat, enterprise all-in 99€/User/Monat. Zusätzlich fällt eine Servicepauschale von 50€/Monat an (entfällt ab 10 Usern). Bei einem 3-Mann-Büro: 3 × 79€ + 50€ = 287€/Monat.
Ja, Optima-CRM bietet ab 59€/User/Monat Portal-Integrationen – 20€/User günstiger als onOffice. Propstack kostet 99€/Lizenz/Monat, bietet aber ChatGPT-Integration und Sprengnetter-Marktwertreport inklusive.
Propstack ist der KI-Testsieger mit integrierter ChatGPT-Unterstützung für Exposé-Texte, DeepL-Übersetzungen und Sprengnetter-Marktwertreport. onOffice bietet zwar ein AI Studio im enterprise all-in Plan (99€), aber Propstack hat KI bereits im Standard-Plan.
Ja, onOffice bietet OpenImmo-Export. Die meisten Alternativen wie Propstack und Optima-CRM unterstützen OpenImmo-Import. Rechnen Sie mit 1-2 Wochen für die Datenmigration bei einem 3-Mann-Büro.
Propstack: 1-2 Wochen Onboarding durch modernes UI. onOffice: 3-6 Wochen Einarbeitung durch umfangreichere Funktionen und steilere Lernkurve. Das ist einer der häufigsten Wechselgründe.
Für Solo-Makler mit <20 Objekten/Jahr: Pipedrive (ab 14€) oder HubSpot (0€). Beide haben keine native Portal-Integration, reichen aber für einfache Kundenverwaltung. Bei 20+ Objekten lohnt sich Optima-CRM (59€) für die Portal-Anbindung.
HubSpot CRM ist dauerhaft kostenlos und bietet unbegrenzte Nutzer, E-Mail-Integration und Pipeline-Management. Nachteil: Keine ImmoScout24/Immowelt-Integration und kein Exposé-Management.
onOffice hat 24 Monate Vertragslaufzeit. Bei 287€/Monat = 6.888€ Restkosten für 24 Monate. Wechsel zu Optima-CRM (177€/Monat für 3 User) spart 110€/Monat = 2.640€ in 24 Monaten. ABER: Der niedrigere Automationsgrad (77% vs. 92%) kostet Zeit. Rechnen Sie die Zeitersparnis gegen die Kosteneinsparung.
Quellen & Referenzen
Offizielle Pricing-Seiten
Bewertungs-Plattformen
Methodik der Automation-Analyse
Die Automation-Grade wurden basierend auf typischen Makler-Workflows berechnet: 7 Kernaufgaben × durchschnittlicher Zeitaufwand pro Woche = Basiswert (35h). Für jedes Tool wurde der tatsächliche Zeitaufwand durch Feature-Analyse (native Portal-Integration, Auto-Import, Exposé-Templates, etc.) ermittelt und ins Verhältnis gesetzt. Quellen: Produktdemos, offizielle Dokumentation, Nutzerfeedback (G2, Trusted.de, Capterra). Stand: März 2026.
Fazit & Empfehlung
onOffice ist nicht für jeden die richtige Wahl – aber es ist der Marktführer mit gutem Grund. Die Frage ist: Welche Alternative passt zu IHREM Maklerbüro?
Solo-Makler <20 Objekte
Budget-Option ohne Portal-Bedarf
→ Pipedrive* (14€) oder HubSpot (0€)
Teams 2-5, KI gewünscht
Modernes UI, ChatGPT-Integration
→ Propstack (99€) ⭐ Empfehlung
Teams 2-5, pers. Service
Günstiger, persönliche Betreuung
→ Optima-CRM (59€)
Büros 5-20, maximale Automation
180+ Portale, 50+ Objekte/Jahr
→ onOffice (79€) – bleibt empfohlen
Maklerketten 20+
Enterprise-Anforderungen
→ Salesforce (ab 80€)
Vollständigen Vergleich lesen: Beste CRM für Immobilienmakler Deutschland 2026: 7 Systeme im Vergleich →
Kevin Ihling
Kevin Ihling ist Leiter Instandhaltung und hilft mit SaaS Blogger Elite Unternehmen bei der richtigen Software-Auswahl. Seine Recherchen basieren auf offiziellen Quellen, Nutzerbewertungen und eigenen Erfahrungen mit Software im Berufsalltag.