onOffice Alternative 2026: Die 5 besten Alternativen für Immobilienmakler
Kurze Antwort: Propstack (99€/Mo) ist die beste Gesamt-Alternative mit KI-Features und modernem UI. Optima-CRM (59€/Mo) für Budget-bewusste Makler mit Portal-Bedarf. Pipedrive* (14€/Mo) für Solo-Makler ohne Portal-Integration.
Transparenz-Hinweis
Dieser Artikel enthält Affiliate-Links zu Pipedrive*. Mehr erfahren
⚡ Kurz & Knapp – Die Key-Takeaways
- Beste Gesamt-Alternative: Propstack (99€, modernes UI, KI-Features)
- Günstigste mit Portal: Optima-CRM (59€, persönlicher Service)
- Budget ohne Portal: Pipedrive* (14€) oder HubSpot (0€)
- Bei onOffice bleiben: Wenn Sie 180+ Portale und 50+ Objekte/Jahr brauchen
💰 Wechselkosten-Rechnung
3-Mann-Büro bei onOffice: 287€/Monat
3-Mann-Büro bei Propstack: 297€/Monat
3-Mann-Büro bei Optima-CRM: 177€/Monat
Ersparnis mit Optima: 110€/Monat = 1.320€/Jahr
Wann ist ein Wechsel von onOffice KEINE gute Idee?
- Sie brauchen 180+ Portal-Integrationen: Propstack hat nur 40+, Optima weniger. onOffice ist hier Marktführer.
- Ihr Team hat 10+ Mitarbeiter: Die 50€ Servicepauschale entfällt dann – onOffice wird pro User attraktiver.
- Sie sind bereits eingerichtet: Datenmigration und Neueinrichtung kosten Zeit (1-4 Wochen).
Warum suchen Makler nach onOffice Alternativen?
onOffice ist Marktführer – keine Frage. 180+ Portale, 5-Jahres-Preisgarantie, 30.000 Nutzer in DACH. Aber: 79€ pro User plus 50€ Servicepauschale plus 24 Monate Vertragslaufzeit.
Rechenbeispiel: 3-Mann-Büro bei onOffice
3 × 79€
User-Lizenzen
+ 50€
Servicepauschale
= 287€/Mo
= 3.444€/Jahr
Gibt es günstigere Alternativen, die trotzdem Portal-Integration bieten? Ja. Aber die Frage ist: Welche Alternative passt zu IHREM Maklerbüro?
Typ 1: Preis-Sensibel
Sie finden 79€/User zu viel, suchen nach günstigerer Lösung mit ähnlichen Features.
Typ 2: UI-Frustriert
Die Lernkurve war zu steil (3-6 Wochen), das UI fühlt sich veraltet an.
Typ 3: Feature-Suchend
Sie wollen KI-Features (ChatGPT, Marktwert-Reports), die onOffice (noch) nicht bietet.
Sie kennen Ihren Typ? Für einen vollständigen Marktüberblick mit allen 7 CRM-Systemen empfehlen wir unseren Immobilienmakler CRM-Vergleich 2026 – hier konzentrieren wir uns auf die besten onOffice-Alternativen.
onOffice kurz vorgestellt – Stärken & Schwächen
Bevor wir zu den Alternativen kommen: onOffice ist nicht grundlos Marktführer. Diese Stärken sollten Sie bei der Alternative ebenfalls haben – oder bewusst darauf verzichten.
Stärken (warum onOffice Marktführer ist)
- 180+ Portal-Integrationen – Maximum am Markt
- 5-Jahres-Preisgarantie – Planungssicherheit
- 92% Automation – Höchster Wert im Vergleich
- 30.000+ aktive Nutzer – Etabliertes System
- OpenImmo-zertifiziert – Branchenstandard
Schwächen (Wechselgründe)
- 79€/User + 50€ Pauschale – Teuer für kleine Teams
- 24 Monate Vertragslaufzeit – Lange Bindung
- 3-6 Wochen Einarbeitung – Steile Lernkurve
- UI weniger modern – Nicht so intuitiv wie Propstack
- Keine KI im Standard – AI Studio erst ab 99€
onOffice Preise 2026 (vollständig)
| Plan | Preis/User/Monat | Highlights |
|---|---|---|
| enterprise pro | 79€ | 150+ Portale, Exposés, Faktura, Arbeitszeiterfassung |
| ⭐ enterprise all-in | 99€ | + AI Studio, Prozessmanager, Telefon-Modul, API |
| enterprise expert | Auf Anfrage | + Consulting, Schulungen, individuelle Workflows |
+ 50€/Monat Servicepauschale (entfällt ab 10 Usern) | 24 Monate Vertragslaufzeit | 5-Jahres-Preisgarantie
Woher kommen die Automation-Grade? (Transparenz-Tabelle)
So lesen Sie die Tabelle: Wöchentlicher Zeitaufwand (in Minuten) für 7 typische Makler-Aufgaben – ohne Tool vs. mit CRM. Der Automation-Grad zeigt, wie viel Prozent der manuellen Arbeit eingespart wird.
| Aufgabe (pro Woche) | Ohne CRM | Propstack | onOffice | Optima | HubSpot | Pipedrive* |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 📥Lead-Erfassung (ImmoScout24, Immowelt) | 5h | 30 Min | 20 Min | 45 Min | 2h | 1h 40min |
| 📄Exposé-Erstellung & Versand | 8h | 1h | 48 Min | 2h | 4h | 3h |
| 📧Follow-up E-Mails & Erinnerungen | 6h | 36 Min | 25 Min | 1h 12min | 1h 48min | 1h 30min |
| 📅Besichtigungstermin-Koordination | 4h | 36 Min | 24 Min | 1h | 1h 36min | 1h 12min |
| 📊Pipeline- & Status-Reporting | 3h | 18 Min | 10 Min | 45 Min | 1h 12min | 54 Min |
| 🔄Portal-Synchronisation (Multi-Listing) | 5h | 30 Min | 15 Min | 1h 15min | 3h | 2h 30min |
| 👥Kontaktdaten-Pflege & Suche | 4h | 36 Min | 24 Min | 1h 12min | 1h 36min | 1h 24min |
| GESAMT | 35h | 4h 6min | 2h 46min | 8h 9min | 15h 12min | 12h 10min |
| Zeitersparnis | — | 30h 54min | 32h 14min | 26h 51min | 19h 48min | 22h 50min |
| Automation-Grad | 0% | 88% | 92% | 77% | 57% | 65% |
💭 Meine Einschätzung: onOffice hat den höchsten Automation-Grad (92%) durch tiefe Portal-Integration. Propstack (88%) kommt nah ran und bietet dabei ein moderneres UI. Pipedrive (65%) reicht für einfache Kontaktverwaltung, aber ohne Portal-Anbindung fehlt viel Zeit-Ersparnis.
Legende: * = Affiliate-Partner. Zeiten basieren auf typischen Makler-Workflows. Quelle: G2/Capterra/Trusted.de + eigene Analyse (März 2026).
ROI-Vergleich: Was kostet der Wechsel wirklich?
Annahmen unserer Berechnung
- • Arbeitszeit: 40h/Woche, davon 35h Admin-/Verwaltungsaufgaben
- • Stundensatz: 55€ (Makler-Durchschnitt lt. StepStone)
- • Team-Größe: 3 Personen
- • Automation: Zeitersparnis = (Automation% / 100) × 35h
Diese Annahmen basieren auf Branchendurchschnitten. Ihre tatsächliche Ersparnis kann abweichen.
Passen Sie die Berechnung an Ihr Büro an:
| Tool | Preis/User | Kosten/Mo (3 User) | Automation | Zeitersparnis/Wo | Netto-Ersparnis/Mo ↓ |
|---|---|---|---|---|---|
| onOffice(Referenz) | 79€ | 287€ | 92% | 32h | +20.965€ |
| Propstack | 99€ | 297€ | 88% | 31h | +20.031€ |
| Optima-CRM | 59€ | 177€ | 77% | 27h | +17.610€ |
| Pipedrive* | 14€ | 42€ | 65% | 23h | +14.973€ |
| HubSpot | 0€ | 0€ | 57% | 20h | +13.167€ |
Interpretation: onOffice hat die höchste Netto-Ersparnis durch 92% Automation – ABER die Alternativen können bei günstigerem Preis für bestimmte Bürogrößen sinnvoller sein.
Beste Gesamt-Alternative gesucht?
Propstack – KI-Testsieger mit ChatGPT, Sprengnetter & modernem UI.
Die 5 besten onOffice Alternativen im Detail
Propstack – Beste Gesamt-Alternative
KI-Testsieger für moderne Maklerbüros
Warum Propstack als #1 Alternative?
- ChatGPT-Integration: Exposé-Texte automatisch generieren
- Sprengnetter Marktwertreport: Kostenlos inklusive
- Modernes UI: 1-2 Wochen Onboarding (vs. 3-6 bei onOffice)
- 40+ Portal-Integrationen: ImmoScout24, Immowelt, etc.
Propstack vs. onOffice
| Preis | 99€ vs. 79€ |
| Automation | 88% vs. 92% |
| Portale | 40+ vs. 180+ |
| KI-Features | ✓ inkl. vs. 99€-Plan |
| Onboarding | 1-2 Wo. vs. 3-6 Wo. |
✓ Ideal für:
- • Teams 2-10 Personen
- • KI-affine Makler
- • Wechselwillige von onOffice (UI-frustriert)
✗ Nicht geeignet für:
- • Büros mit 180+ Portal-Bedarf
- • Budget unter 99€/Lizenz
Optima-CRM – Günstigste spezialisierte Alternative
Persönlicher Service statt Massenmarkt
Warum Optima-CRM?
- 59€/User: 20€ günstiger als onOffice pro User
- Persönlicher Ansprechpartner: Kein Massen-Support
- Portal-Integration: ImmoScout24, Immowelt, OpenImmo
- Exposé-Erstellung: PDF-Export und Versand
Kostenvergleich 3-Mann-Büro
✓ Ideal für:
- • Solo-Makler mit 20+ Objekten/Jahr
- • Makler die persönliche Betreuung schätzen
- • Budget-bewusste Teams
✗ Nicht geeignet für:
- • Makler die KI-Features brauchen
- • Sehr große Teams (10+)
Pipedrive* – Budget-Option ohne Portal-Integration
Für Solo-Makler mit <20 Objekten/Jahr
Warum Pipedrive als Budget-Option?
- Ab 14€/User: 5× günstiger als onOffice
- Intuitive Bedienung: 1-2 Wochen Onboarding
- Starke Pipeline: Visual Sales Pipeline
- E-Mail-Tracking: Wissen, wann Kunden öffnen
Ehrlicher Vergleich
Wichtig: Pipedrive ist ein universelles CRM ohne Immobilien-Spezialisierung. Für Makler mit 20+ Objekten/Jahr und Portal-Bedarf empfehlen wir Optima-CRM oder Propstack.
HubSpot – Kostenlose Option
Für Einsteiger ohne Budget
Warum HubSpot kostenlos?
- 0€ dauerhaft: Unbegrenzte Nutzer
- E-Mail-Integration: Gmail, Outlook
- Pipeline-Management: Deals visualisieren
- Landing Pages: Für Akquise-Kampagnen
Was HubSpot NICHT kann:
- • Keine ImmoScout24/Immowelt-Integration
- • Kein Exposé-Management
- • Keine OpenImmo-Schnittstelle
- • Kein Matching Käufer ↔ Objekt
✓ Ideal für:
- • Einsteiger ohne Budget
- • Makler mit Marketing-Fokus
- • <10 Objekte/Jahr
✗ Nicht geeignet für:
- • Makler mit Portal-Bedarf
- • Teams mit Exposé-Anforderungen
Salesforce – Für große Maklerketten
Nur für 20+ Mitarbeiter empfohlen
Wichtig: Salesforce ist für Solo-Makler oder KMU NICHT empfohlen. Die Komplexität und Kosten (ab 80€/User + Implementierung) lohnen sich erst ab 20+ Mitarbeitern.
Zum Automation-Grad (73%): Der Wert bezieht sich auf allgemeine CRM-Aufgaben (Kontaktpflege, Pipeline, Reporting). Salesforce hat keine native ImmoScout24/Immowelt-Integration – die Portal-Aufgaben müssen also weiterhin manuell oder über teure Custom-Entwicklung gelöst werden. Für DACH-Makler ist der reale Wert daher niedriger als die 73% suggerieren.
Wann Salesforce sinnvoll ist:
- Große Maklerketten: 20+ Mitarbeiter
- Internationale Präsenz: Multi-Standort
- Enterprise-Anforderungen: Custom Workflows
Realistische Kosten
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Vergleichstabelle: onOffice vs. Alternativen
| Tool | Preis/User | Portal-Integration | Automation | Onboarding | Wechseln wenn... |
|---|---|---|---|---|---|
| onOffice (Referenz) | 79€ / 99€ | 180+ | 92% | 3-6 Wo. | Bleiben wenn: 180+ Portale, 50+ Objekte/Jahr |
| Propstack | 99€ | 40+ | 88% | 1-2 Wo. | KI-Features gewünscht, moderneres UI wichtig |
| Optima-CRM | 59€ | ✓ | 77% | 2-3 Wo. | Persönliche Betreuung wichtiger als Features |
| Pipedrive* | ab 14€ | ✗ | 65% | 1-2 Wo. | Kein Portal-Bedarf, Budget unter 50€/Mo |
| HubSpot | 0€ | ✗ | 57% | 1 Wo. | Kein Budget, Marketing-Fokus, Einsteiger |
| Salesforce | ab 80€ | Custom | 73% | 4-8 Wo. | 20+ Mitarbeiter, internationale Präsenz |
* Pipedrive ist Affiliate-Partner. Mehr erfahren
📚 Weiterführend: Den vollständigen Marktüberblick mit allen getesteten Systemen findest du in unserem CRM für Immobilienmakler 2026 – Der große Vergleich.
Wann sollten Sie bei onOffice bleiben?
onOffice bleibt die beste Wahl wenn:
- 1Sie 180+ Portal-Integrationen brauchen: Propstack hat nur 40+, Optima noch weniger. Wenn Sie auf kleinere Portale angewiesen sind, bleibt onOffice unverzichtbar.
- 2Ihr Büro 50+ Objekte pro Jahr hat: Die 92% Automation zahlen sich bei hohem Volumen aus – die Zeitersparnis überwiegt die höheren Kosten.
- 3Sie ein Team ab 10 Personen haben: Die 50€ Servicepauschale entfällt – onOffice wird pro User deutlich attraktiver.
- 4Planungssicherheit wichtiger ist als modernes UI: Die 5-Jahres-Preisgarantie ist einzigartig am Markt.
- 5Sie bereits eingerichtet sind: Datenmigration, Neueinrichtung und Schulung kosten Zeit und Geld – das muss sich lohnen.
Meine ehrliche Einschätzung: onOffice ist nicht für jeden die richtige Wahl – aber es ist der Marktführer mit gutem Grund. Wenn Sie die 180+ Portale nicht brauchen und unter 50 Objekte/Jahr haben, lohnt sich ein Blick auf die Alternativen.
Datenmigration von onOffice: Was funktioniert – und was geht verloren?
Die Frage, die jeder Makler stellt bevor er wechselt: „Kann ich meine Daten mitnehmen?" Hier die ehrliche Antwort.
Das lässt sich exportieren (OpenImmo):
- ✓ Objekt-Stammdaten (Adresse, Größe, Preise)
- ✓ Kontakt-Stammdaten (Namen, E-Mail, Telefon)
- ✓ Objektbilder & Dokumente (manuell)
- ✓ Grundrisse & Exposé-PDFs
- ✓ Zuordnungen Kontakt ↔ Objekt
Das geht bei der Migration verloren:
- ✗ Historische Aktivitäten: Alle Notizen, Anrufe, E-Mails
- ✗ Custom Fields: Selbst erstellte Felder & Kategorien
- ✗ E-Mail-Verlauf: Jahre an Kommunikation
- ✗ Automatisierungen: Workflows müssen neu erstellt werden
- ✗ Besichtigungs-Historie: Wer, wann, Feedback
💡 Praxis-Tipp für die Migration:
Exportieren Sie vor dem Wechsel alle wichtigen E-Mail-Verläufe und Aktivitäten als PDF/Excel. Propstack und Optima-CRM bieten kostenlosen Migrations-Support – rechnen Sie trotzdem mit 1-2 Wochen Einarbeitungszeit und 5-10 Stunden manuellem Nacharbeiten für Custom Fields und Kategorien.
Fazit zur Migration: Der technische Export funktioniert gut (OpenImmo-Standard). Der Verlust von Historie und Custom Fields ist der echte Schmerzpunkt – wägen Sie ab, wie wichtig diese Daten für Ihr Tagesgeschäft sind.
Häufig gestellte Fragen zu onOffice Alternativen
onOffice enterprise pro kostet 79€/User/Monat, enterprise all-in 99€/User/Monat. Zusätzlich fällt eine Servicepauschale von 50€/Monat an (entfällt ab 10 Usern). Bei einem 3-Mann-Büro: 3 × 79€ + 50€ = 287€/Monat.
Ja, Optima-CRM bietet ab 59€/User/Monat Portal-Integrationen – 20€/User günstiger als onOffice. Propstack kostet 99€/Lizenz/Monat, bietet aber ChatGPT-Integration und Sprengnetter-Marktwertreport inklusive.
Propstack ist der KI-Testsieger mit integrierter ChatGPT-Unterstützung für Exposé-Texte, DeepL-Übersetzungen und Sprengnetter-Marktwertreport. onOffice bietet zwar ein AI Studio im enterprise all-in Plan (99€), aber Propstack hat KI bereits im Standard-Plan.
Ja, onOffice bietet OpenImmo-Export. Die meisten Alternativen wie Propstack und Optima-CRM unterstützen OpenImmo-Import. Rechnen Sie mit 1-2 Wochen für die Datenmigration bei einem 3-Mann-Büro.
Propstack: 1-2 Wochen Onboarding durch modernes UI. onOffice: 3-6 Wochen Einarbeitung durch umfangreichere Funktionen und steilere Lernkurve. Das ist einer der häufigsten Wechselgründe.
Für Solo-Makler mit <20 Objekten/Jahr: Pipedrive (ab 14€) oder HubSpot (0€). Beide haben keine native Portal-Integration, reichen aber für einfache Kundenverwaltung. Bei 20+ Objekten lohnt sich Optima-CRM (59€) für die Portal-Anbindung.
HubSpot CRM ist dauerhaft kostenlos und bietet unbegrenzte Nutzer, E-Mail-Integration und Pipeline-Management. Nachteil: Keine ImmoScout24/Immowelt-Integration und kein Exposé-Management.
onOffice hat 24 Monate Vertragslaufzeit. Bei 287€/Monat = 6.888€ Restkosten für 24 Monate. Wechsel zu Optima-CRM (177€/Monat für 3 User) spart 110€/Monat = 2.640€ in 24 Monaten. ABER: Der niedrigere Automationsgrad (77% vs. 92%) kostet Zeit. Rechnen Sie die Zeitersparnis gegen die Kosteneinsparung.
Quellen & Referenzen
Offizielle Pricing-Seiten
Bewertungs-Plattformen
Methodik der Automation-Analyse
Die Automation-Grade wurden basierend auf typischen Makler-Workflows berechnet: 7 Kernaufgaben × durchschnittlicher Zeitaufwand pro Woche = Basiswert (35h). Für jedes Tool wurde der tatsächliche Zeitaufwand durch Feature-Analyse (native Portal-Integration, Auto-Import, Exposé-Templates, etc.) ermittelt und ins Verhältnis gesetzt. Quellen: Produktdemos, offizielle Dokumentation, Nutzerfeedback (G2, Trusted.de, Capterra). Stand: März 2026.
Fazit & Empfehlung
onOffice ist nicht für jeden die richtige Wahl – aber es ist der Marktführer mit gutem Grund. Die Frage ist: Welche Alternative passt zu IHREM Maklerbüro?
Solo-Makler <20 Objekte
Budget-Option ohne Portal-Bedarf
→ Pipedrive* (14€) oder HubSpot (0€)
Teams 2-5, KI gewünscht
Modernes UI, ChatGPT-Integration
→ Propstack (99€) ⭐ Empfehlung
Teams 2-5, pers. Service
Günstiger, persönliche Betreuung
→ Optima-CRM (59€)
Büros 5-20, maximale Automation
180+ Portale, 50+ Objekte/Jahr
→ onOffice (79€) – bleibt empfohlen
Maklerketten 20+
Enterprise-Anforderungen
→ Salesforce (ab 80€)
Vollständigen Vergleich lesen: Beste CRM für Immobilienmakler Deutschland 2026: 7 Systeme im Vergleich →
💡 Transparenz & Support: Alle Bewertungen in diesem Artikel basieren auf unabhängiger Recherche – onOffice hat keinen Einfluss auf Inhalte oder Ranking. Wenn Ihnen dieser Vergleich bei der Entscheidung geholfen hat und Sie onOffice testen möchten, freue ich mich, wenn Sie im Erstgespräch kurz erwähnen, dass Sie über Kevin Ihling (SaaS Blogger Elite) auf onOffice aufmerksam geworden sind. Das hilft mir, diesen Blog weiterzuführen – Ihnen entstehen dadurch keine Nachteile. Danke! 🙏
Kevin Ihling
Kevin Ihling ist Leiter Instandhaltung und hilft mit SaaS Blogger Elite Unternehmen bei der richtigen Software-Auswahl. Seine Recherchen basieren auf offiziellen Quellen, Nutzerbewertungen und eigenen Erfahrungen mit Software im Berufsalltag.