tomedo 2026: Für wen lohnt sich das Praxis-CRM wirklich?
⚡ Kurz & Knapp – Die Key-Takeaways
- Platzierung: Platz 2 im CRM für Arztpraxen 2026 Vergleich – Beste All-in-One-Lösung
- Stärkste Funktion: All-in-One PVS + CRM – Patientenakte, Abrechnung (KV/Privat), Terminplanung und Kommunikation in einem System
- Neu 2025/2026: tomedo.air – jetzt auch für Windows verfügbar (KBV-zertifiziert seit Oktober 2025)
- Preis: Nur auf Anfrage – keine öffentliche Preisseite. Schätzung ~150€/Monat (Gesamtpraxis). Demo anfragen!
- Größte Schwäche: tomedo (Original) nur für Apple-Hardware (Mac, iPad, iPhone) – Windows nur über tomedo.air
In deutschen Arztpraxen arbeiten MFA (Medizinische Fachangestellte) durchschnittlich 38,5 Stunden pro Woche – davon verbringen sie laut einer Studie von Tomes/Idana rund ein Drittel mit reinen Verwaltungsaufgaben: Terminbuchungen per Telefon, Erinnerungsanrufe an Patienten, Papierkram bei der Anamnese, manuelle Abrechnungseingaben.
tomedo verspricht genau diesen Verwaltungsaufwand drastisch zu reduzieren – als Praxisverwaltungssystem (PVS), das Patientenakte, KV-Abrechnung und Patientenkommunikation in einem System vereint. Seit Oktober 2025 gibt es mit tomedo.air sogar eine Windows-Version.
Aber lohnt sich das wirklich – und für welche Praxen ist tomedo die richtige Wahl?
🚫 Finger weg, falls:
- Windows-only Praxis ohne Apple-Hardware: Das Original-tomedo läuft ausschließlich auf Mac, iPad und iPhone. → Option 1: tomedo.air prüfen (seit Oktober 2025 für Windows). → Option 2: HubSpot Free als kostenloser Einstieg
- Praxen mit unter 50 Patienten pro Monat: Der Aufwand und die Kosten (~150€/Monat) lohnen sich kaum. → Unser CRM für Arztpraxen Vergleich zeigt günstigere Alternativen
- MVZ und Praxisverbünde mit 10+ Ärzten: Salesforce Health Cloud bietet mehr Enterprise-Features für komplexe Multi-Standort-Anforderungen. → Vergleich im CRM für Arztpraxen 2026 Artikel
- Sehr knappes Budget unter 100€/Monat: tomedo ist eine Investition, die sich erst ab mittlerem Patientenaufkommen rechnet. → HubSpot Free oder Zoho CRM als kostenlose Alternativen
Kein Affiliate-Partner – wir verdienen nichts an tomedo. Diese Einschätzung ist absolut unabhängig.
Methodik & Datengrundlage
- ✓ Preise: tomedo kommuniziert keine öffentlichen Preise. Schätzung ~150€/Monat basiert auf Marktinformationen und Nutzerbewertungen. Für genaue Preise: Demo anfragen.
- ✓ Stundensatz: 35€/h MFA-Durchschnitt – Quellen: medizinio.de, Kununu (Stand 2024/2025)
- ✓ Automationsgrade: Basierend auf Feature-Dokumentation tomedo.de und tomedo-air.de sowie Nutzerbewertungen auf Virchowbund, OMR
- ✓ Zwei Produkte: tomedo (macOS) vs. tomedo.air (macOS + Windows) – beide von Zollsoft GmbH, separat bewertet
Kein Affiliate-Partner – tomedo wird ohne Vergütung empfohlen. Das stärkt die Glaubwürdigkeit dieser Analyse.
1. Was ist tomedo?
tomedo ist ein Praxisverwaltungssystem (PVS) der Zollsoft GmbH – einem inhabergeführten Familienunternehmen aus Jena, gegründet von einer Arztfamilie. Seit über 10 Jahren nutzen mehr als 5.000 Arztpraxen in Deutschland die Software.
Der entscheidende Unterschied zu universellen CRM-Systemen wie HubSpot oder Zoho: tomedo wurde von Grund auf für den Praxisalltag gebaut. Patientenakte, KV- und Privatrechnung, digitale Anamnese, Terminplanung, Videosprechstunde und sogar KI-gestützte Abrechnungsvorschläge – alles in einem System. Kein CRM, das an den Arztbedarf angepasst wird, sondern ein PVS das CRM-Funktionen nativ mitbringt.
tomedo ist KBV-zertifiziert – offiziell zugelassen für kassenärztliche Abrechnung (EBM), Privatrechnung (GOÄ) und BG-Abrechnung. Es positioniert sich zwischen einfachen CRM-Lösungen wie HubSpot Free und spezialisierter Krankenhaus-Software – die beste Lösung für Einzel- und Gemeinschaftspraxen.
⚡ Wichtig seit 2025: Neben dem Original-tomedo (nur macOS) gibt es seit Oktober 2025 tomedo.air – eine neue Version, die auch auf Windows läuft. Den Unterschied erklären wir im nächsten Abschnitt.
2. tomedo vs. tomedo.air – Was sind die Unterschiede?
Viele Ärztinnen und Ärzte kennen nur das klassische tomedo für Mac. Seit Oktober 2025 gibt es mit tomedo.air eine zweite Lösung – und der Unterschied ist entscheidend für Ihre Kaufentscheidung.
| Kriterium | 🍎 tomedo (Original) | 🆕 tomedo.air (2025) |
|---|---|---|
| Plattform | Nur macOS, iPad, iPhone | macOS und Windows |
| Verfügbar seit | Seit über 10 Jahren | Oktober 2025 (KBV-zertifiziert) |
| KI-Funktionen | tomedo.Intelligence – KI-Abrechnungsvorschläge, Spracherkennung, Karteichat | KI-Sprechstunden-Assistent – schlägt Karteieinträge vor |
| Fachrichtungen | Alle gängigen Fachrichtungen | HNO, Gyn, Pädiatrie, Augenheilkunde, Orthopädie (2025). Weitere ab 2026 |
| Betrieb | Praxisnetz (lokaler Server) | Praxisnetz oder Private-Cloud |
| Preis | Auf Anfrage (~150€/Monat Schätzung) | Auf Anfrage – separat kalkuliert |
| Reifegrad | Sehr ausgereift – jahrelang erprobt | Neu – noch in Entwicklung für viele Fachrichtungen |
| Für wen? | Apple-Praxen – sofort produktiv | Praxen die Windows nicht aufgeben wollen – mit Geduld für neue Features |
Ich sage es direkt: Wer heute eine Apple-Praxis betreibt, greift zum Original-tomedo – ausgereift, stabil, alle Fachrichtungen. Wer Windows nicht aufgeben kann oder will, sollte tomedo.air genau prüfen: Ist Ihre Fachrichtung bereits unterstützt? Falls nicht, lohnt sich das Warten – oder Sie starten mit HubSpot Free als Übergangslösung.
3. Was kann tomedo automatisieren? – Multi-Plan-Automationstabelle
Annahmen unserer Berechnung
- • MFA-Stundensatz: 35€/h (Durchschnitt) – Quellen: Idana-Studie (KIT 2021), medizinio.de, Kununu
- • Praxisgröße: Gemeinschaftspraxis mit 200 Patienten/Monat, 3 MFA
- • No-Show-Rate: 12% in deutschen Arztpraxen (drweb.de 2025)
- • No-Show-Reduktion: -58% durch automatische Erinnerungen (Idana-Studie KIT 2021)
- • Automationsgrade: Basierend auf Feature-Dokumentation tomedo.de und Nutzerbewertungen
Ihre tatsächliche Ersparnis kann je nach Praxisgröße abweichen. Alle Quellen finden Sie im Abschnitt „Quellen & Referenzen" am Ende des Artikels.
| Aufgabe pro Woche (MFA) | Ohne Software | HubSpot Free | tomedo Core | tomedo + KI | Zeitersparnis ↓ |
|---|---|---|---|---|---|
| Terminerinnerungen (SMS/E-Mail) | 3-4h | 30 Min ◐ | 5 Min ✓ | 0 Min ✓ | ~3,5h |
| Patientenaufnahme & Anamnese | 4 Min/Pat. | 2 Min ◐ | 0 Min ✓ | 0 Min ✓ | ~2h |
| Terminplanung & Kalender | 2h | 30 Min ◐ | 10 Min ✓ | 5 Min ✓ | ~1,5h |
| KV/GOÄ-Abrechnung | 3-4h/Q | n/a | 30 Min ✓ | 15 Min ✓ | ~3h/Q |
| Recall-Management (Vorsorge) | 2-3h | 30 Min ◐ | 5 Min ✓ | 0 Min ✓ | ~2,5h |
| Patientenkommunikation | 1-2h | 30 Min ◐ | 10 Min ✓ | 5 Min ✓ | ~1,5h |
| Dokumentation & Arztbriefe | 2-3h | n/a | 30 Min ◐ | 10 Min ✓ | ~2h |
| GESAMT pro Woche | ~15-17h | ~4-5h | ~1,5h | ~0,5h | ~13h/Woche |
| Automationsgrad | 0% | ~40% | ~85% | ~95% | — |
✓ = voll automatisiert | ◐ = teilweise automatisiert | n/a = Feature nicht verfügbar
Zeiten basieren auf offiziellen tomedo-Feature-Dokumentationen, Idana-Studie (KIT 2021) und Nutzerbewertungen (Stand: April 2026).
Hinweis: “tomedo + KI” bezieht sich auf tomedo.Intelligence + KI-Sprechstunden-Assistent.
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Kostenlose Praxis-Demo in 10 Minuten – sehen Sie die Automation live. Kein Affiliate-Link.
Demo vereinbaren4. ROI-Rechner – Lohnt sich tomedo für Ihre Praxis?
Zeitersparnis pro Woche
Bei vollständiger Automation
Weniger No-Shows
Durch automatische Erinnerungen
Automationsgrad
tomedo Core ohne KI-Module
Interaktiver ROI-Rechner für Ihre Praxis
📊 Ihre geschätzte Ersparnis mit tomedo:
Zeitersparnis pro Woche
12.8h
Gesparte No-Show-Termine/Monat
14 Termine
Brutto-Ersparnis (Automation)
+1.785€/Mo
No-Show-Ersparnis
+700€/Mo
Netto-ROI pro Monat
(Automation + No-Show-Ersparnis − ~150€ Toolkosten)
+2.335€
Formel: Netto = (Automationsgrad × Verwaltungsstunden × Stundensatz × 4 Wochen) + (No-Show-Reduktion × Durchschnittshonorar 50€) − Toolkosten (~150€). Quellen: medizinio.de, Kununu (Stundensatz), drweb.de (No-Show-Rate), Idana-Studie KIT 2021 (No-Show-Reduktion).
tomedo kostenlos kennenlernen
Demo vereinbaren und individuelle Preise erfahren – für Apple-Praxen ab 100 Patienten/Monat empfohlen.
Kostenlose Demo anfragen5. Die wichtigsten Features im Detail
KV-/GOÄ-Abrechnung (KBV-zertifiziert)
Integrierte EBM-, GOÄ- und BG-Abrechnung direkt aus der Patientenakte. Die KI schlägt passende Abrechnungsziffern vor und zeigt Fehler in Echtzeit an – keine böse Überraschung bei der Quartalsabrechnung. Das können HubSpot oder Zoho schlicht nicht.
Digitale Anamnese & Patientenformulare
Patienten füllen Anamnese-Bögen vor dem Termin digital aus – per App oder Browser. Die Daten werden automatisch in die Patientenakte übernommen. Spart 4 Minuten pro Patient (Idana-Studie KIT 2021). Wenn-Dann-Logik für individuelle Formulare möglich.
arzt-direkt (Videosprechstunde & Messenger)
KBV-zugelassene Videosprechstunde mit virtuellem Wartezimmer, Dokument-Sharing und Bildschirmfreigabe. Sicherer Patienten-Messenger mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. E-Rezept-Versand direkt aus der App. Telekonsile mit Fachkollegen sind ebenfalls möglich.
Automatische Terminerinnerungen
SMS, E-Mail oder App-Push – vollautomatisch ohne MFA-Aufwand. Reduziert No-Shows um bis zu 58% (Idana-Studie KIT 2021). Bei 12% No-Show-Rate und 200 Patienten/Monat spart das 14 ausgefallene Termine – rund 700€/Monat.
tomedo.Intelligence (KI)
KI-System, das basierend auf Befunden und Karteieinträgen automatisch Diagnosen und EBM-/GOÄ-Ziffern vorschlägt. Fehlerkorrektur in Echtzeit. Diktierfunktion mit medizinischer Spracherkennung für Arztbriefe und Karteieinträge. Karteichat für natürlichsprachliche Suche in Patientenakten.
Offline-Modus (iOS-App)
Funktioniert auch ohne Internetverbindung – unverzichtbar für Hausbesuche. Daten werden nach Verbindungswiederherstellung automatisch synchronisiert. Vollständiger Zugriff auf Patientendaten, Karteieinträge und Terminpläne.
DATEV-Anbindung (Privatrechnung)
Direkte Anbindung an DATEV für die Privatabrechnung. Spart Steuerberater-Aufwand bei der vorbereitenden Buchhaltung. → Mehr zur DATEV-Integration in unserem DATEV-CRM Artikel
6. Stärken & Schwächen – die ehrliche Aufstellung
Stärken
- KBV-zertifiziert – offizielle Zulassung für alle Abrechnungsarten (KV, Privat, BG)
- All-in-One: PVS + Abrechnung + Patientenkommunikation + Terminplanung in einem
- KI-Unterstützung: Abrechnungsziffern, Diagnosen, Dokumentation automatisch
- Offline-Modus: Arbeitet ohne Internet – ideal für Hausbesuche
- arzt-direkt: Videosprechstunde KBV-zugelassen, integrierter Messenger
- DATEV-Anbindung für Privatrechnung – spart Steuerberater-Aufwand
Schwächen
- Preise nicht transparent – nur auf Anfrage erhältlich. Kein Self-Service-Einstieg.
- Original nur Apple-Hardware – Windows-Praxen müssen auf tomedo.air warten oder umsteigen
- tomedo.air noch in Entwicklung – nicht alle Fachrichtungen unterstützt (Stand April 2026)
- Höhere Einstiegskosten als universelle CRMs (HubSpot Free, Zoho)
- Lernkurve: Funktionsumfang erfordert Einarbeitung – kein Zwei-Tage-Setup wie bei HubSpot
- Kein Affiliate-Programm – keine Provision für Empfehler (stärkt aber die Unabhängigkeit dieser Analyse)
Praxis-CRM Entscheidung 2026?
Wöchentliche Analysen zu Praxis-Software und CRM-Tools – kostenlos
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- ✓ Kein Spam, jederzeit abmeldbar
7. tomedo vs. Alternativen
tomedo vs. HubSpot Free
HubSpot kostenlos, aber ohne KV-Abrechnung, ohne Anamnese-Integration und ohne PVS-Zertifizierung. Für Einzelpraxen ohne Budget als Einstieg geeignet – für Praxen mit 100+ Patienten/Monat fehlen die medizinischen Kernfunktionen.
tomedo vs. Salesforce Health Cloud
Salesforce für MVZ und Praxisverbünde mit 10+ Ärzten und komplexen Multi-Standort-Anforderungen. tomedo für Einzel- und Gemeinschaftspraxen – mehr Praxisnähe, günstigere Einstiegskosten, bessere PVS-Integration.
tomedo vs. Zoho CRM
Zoho günstiger (ab 0€), aber kein PVS – keine KV-Abrechnung, keine KBV-Zertifizierung. Für Arztpraxen die ein echtes PVS brauchen, ist Zoho keine echte Alternative.
tomedo vs. medatixx / CGM
medatixx und CGM sind etablierte Windows-PVS. tomedo punktet mit modernerer Oberfläche, besserer Apple-Integration und KI-Features. Wer Windows nutzt und nicht zu Apple wechseln möchte, sollte diese PVS-Alternativen oder tomedo.air prüfen.
Alle Alternativen im Detail verglichen: CRM für Arztpraxen 2026 – 7 Systeme im Vergleich | Alle CRM-Systeme 2026 im Überblick
8. Welches Tool für welche Praxis?
Einzelpraxis (ohne Budget)
1 Arzt, geringe Patientenzahl
→ HubSpot Free (kostenlos)
Einzel- & Gemeinschaftspraxis
1–5 Ärzte, 100+ Patienten/Monat, Apple
→ tomedo (Empfehlung)
Windows-Praxis
Kein Apple-Umstieg gewünscht
→ tomedo.air prüfen (oder HubSpot Free)
9. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was kostet tomedo pro Monat?
tomedo kommuniziert keine öffentlichen Preise – die Kosten werden individuell nach Praxisgröße und gewünschten Modulen kalkuliert. Basierend auf Marktvergleichen und Nutzerbewertungen liegt die Schätzung bei ca. 150€/Monat für eine Gesamtpraxis. Der Vertrag ist monatlich kündbar, und es gibt eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.
Was ist der Unterschied zwischen tomedo und tomedo.air?
Beide Produkte stammen von der Zollsoft GmbH aus Jena. tomedo (das Original) läuft ausschließlich auf Apple-Hardware (Mac, iPad, iPhone) und ist seit über 10 Jahren am Markt. tomedo.air ist seit Oktober 2025 KBV-zertifiziert und läuft auch auf Windows – ist allerdings neuer und unterstützt aktuell weniger Fachrichtungen (HNO, Gynäkologie, Pädiatrie, Augenheilkunde, Orthopädie). Weitere Fachrichtungen folgen ab 2026. Beide Produkte werden parallel weiterentwickelt – tomedo.air ist eine Alternative, kein Nachfolger.
Für welche Fachrichtungen ist tomedo geeignet?
tomedo (Original) unterstützt alle gängigen Fachrichtungen: Allgemeinmedizin, Innere Medizin, Orthopädie, HNO, Gynäkologie, Pädiatrie, Augenheilkunde, Kardiologie, Dermatologie, Neurologie, Urologie, Chirurgie, Radiologie und Psychotherapie. tomedo.air startet mit HNO, Gyn, Pädiatrie, Augenheilkunde und Orthopädie – weitere Fachrichtungen ab 2026.
Kann ich tomedo auf Windows verwenden?
Das Original-tomedo: Nein, nur macOS, iPad und iPhone. Seit Oktober 2025 gibt es jedoch tomedo.air – eine KBV-zertifizierte Version, die auch auf Windows läuft. Prüfen Sie aber vorher, ob Ihre Fachrichtung bereits unterstützt wird. Für reine Windows-Praxen ohne Apple ist tomedo.air die Option – oder HubSpot Free als kostenloser Einstieg.
Ist tomedo DSGVO-konform und KBV-zertifiziert?
Ja, vollständig. tomedo ist KBV-zertifiziert für KV-Abrechnung (EBM), Privatrechnung (GOÄ) und BG-Abrechnung. Patientendaten werden in ISO-zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert. tomedo.air hat die KBV-Prüfnummer Y/1/2509/36/768, gültig bis August 2028.
Wie lange dauert die Einrichtung von tomedo?
Rechnen Sie mit 2-4 Wochen für Installation, Datenmigration und Mitarbeiterschulung. Zollsoft bietet eine kostenlose Testkonvertierung von 50% Ihrer bestehenden Daten an. Cloud-CRMs wie HubSpot sind dagegen in 1-2 Tagen einsatzbereit – dafür bieten sie weder KV-Abrechnung noch PVS-Funktionen.
Was ist ein Praxis-CRM (PVS) – und was macht tomedo anders als HubSpot?
Ein Praxisverwaltungssystem (PVS) wie tomedo ist speziell für den Arztpraxis-Alltag gebaut: Patientenakte mit Terminhistorie, KBV-zertifizierte Abrechnung, digitale Anamnese, Recall-Management und Videosprechstunde – alles integriert. HubSpot ist ein universelles CRM für Kundenverwaltung – stark in Marketing und Kontaktpflege, aber ohne jegliche PVS-Funktionen. Für Praxen ohne Budget ist HubSpot Free ein guter Einstieg, für alle anderen ist ein echtes PVS wie tomedo die bessere Wahl.
Gibt es eine kostenlose Testphase bei tomedo?
Keine klassische Testphase, aber eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie. Der Vertrag ist monatlich kündbar. Eine kostenlose Praxis-Demo kann jederzeit auf tomedo.de angefragt werden.
Quellen & Referenzen
Offizielle Produktseiten
- tomedo.de – Offizielle Website (abgerufen April 2026)
- tomedo-air.de – tomedo.air Produktseite (abgerufen April 2026)
- tomedo.de – KI in der Arztsoftware / tomedo.Intelligence (abgerufen April 2026)
- tomedo.de – Unterstützte Fachrichtungen (abgerufen April 2026)
- tomedo Onlinehilfe – tomedo.Intelligence Handbuch (abgerufen April 2026)
Bewertungsplattformen
- OMR Reviews – tomedo Erfahrungen & Features 2026 (4.8/5, abgerufen April 2026)
- Virchowbund – Praxissoftware-Vergleich 2026 / Zi-Studie (abgerufen April 2026)
- medizinio.de – tomedo Praxissoftware: Erfahrungen und Bewertungen (abgerufen April 2026)
- privatpraxis-software.de – tomedo für Privatpraxen (abgerufen April 2026)
Branchen- & Studiendaten
- Tomes/Idana-Studie (KIT 2021) – Ärzte sparen durch Digitalisierung (abgerufen April 2026)
- drweb.de – No-Show-Rate 12% in deutschen Arztpraxen (2025, abgerufen April 2026)
- Bundesärztekammer – FAQ Manteltarifvertrag MFA 2025 (38,5h/Woche, abgerufen April 2026)
- MFA mal anders – MFA Gehalt 2026 / Gehaltsrechner (abgerufen April 2026)
KBV-Zertifizierung & Regulierung
- KBV – Zulassungsverzeichnis zertifizierter PVS-Software (tomedo.air Y/1/2509/36/768, abgerufen April 2026)
- praxissoftware-vergleich.com – tomedo Vergleich & Features (abgerufen April 2026)
Vergleichs-Toolpreise
10. Fazit & Empfehlung
tomedo ist das stärkste Praxis-CRM für Apple-basierte Arztpraxen – aber nur wer KV-Abrechnung, digitale Anamnese und KI-Unterstützung in einem System will, bezahlt den Mehrpreis gerne.
✅ Wählen Sie tomedo, wenn:
- • Apple-Hardware (Mac, iPad, iPhone) bereits vorhanden
- • KV- und Privatrechnung in einem System gewünscht
- • Digitale Anamnese und automatische Erinnerungen wichtig
- • Mindestens 100 Patienten pro Monat
- • Budget für ~150€/Monat vorhanden
🔄 Wählen Sie eine Alternative, wenn:
- • Windows-only Praxis → tomedo.air prüfen oder HubSpot Free
- • Unter 50 Patienten → HubSpot Free reicht
- • MVZ mit 10+ Ärzten → Salesforce Health Cloud
- • Kein Budget → HubSpot Free oder Zoho CRM
tomedo Demo anfragen (kostenlos, unverbindlich)
Für Apple-Praxen ab 100 Patienten/Monat empfohlen. Kein Affiliate-Link.
tomedo Demo anfragenAlle 7 PVS & CRM-Systeme für Arztpraxen im Vergleich
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Zum großen Vergleich →Kevin Ihling
Kevin Ihling ist Leiter Instandhaltung und hilft mit SaaS Blogger Elite Unternehmen bei der richtigen Software-Auswahl. Seine Recherchen basieren auf offiziellen Quellen, Nutzerbewertungen und eigenen Erfahrungen mit Software im Berufsalltag.